Microsoft Dynamix AX w Konsalnet SA

Informacje o firmie
Grupa Konsalnet i jest jedną z największych w swojej branży - działającą na polskim rynku - firmą, skupiającą spółki działające w branży ochroniarskiej i świadczącą usługi z zakresu szeroko rozumianego bezpieczeństwa biznesu. Swym zasięgiem obejmuje cały kraj, zatrudnia około 5 tysięcy osób.

Sytuacja
W 2005 r. firma podjęła decyzje o zmianie dotychczasowego systemu Concorde XAL. Zmiana systemu była konieczna, ponieważ  Microsoft (właściciel XAL-a) zakończył wspieranie jego rozwoju.

- Zdecydowaliśmy się na Microsoft Dynamics AX, bo jest podobny do naszego poprzedniego systemu, z tym że ma więcej funkcjonalności, jest bardziej nowoczesny, wygodniejszy, można go bardziej rozbudowywać - ocenia Bogusława Gajewska, Główna Księgowa Konsalnet S.A. i szef wdrożenia Microsoft Dynamics AX.

Podobieństwo nie jest przypadkowe. MS Dynamics AX powstawał na bazie systemu XAL, więc chociaż oba systemy inaczej wyglądają i inaczej się je obsługuje, koncepcja działania jest taka sama. – Dlatego łatwiej nam było wdrożyć nowy system MS Dynamics AX – mówi Bogusława Gajewska. - Zamówiliśmy go w czerwcu 2005 roku, a w grudniu już naliczaliśmy w nim wynagrodzenia.

Firma Bonair S.A., certyfikowany partner Microsoft Business Solutions, została wybrana do wdrożenia systemu.

Wdrożenie Microsoft Dynamics AX rozpoczęło się od spisania wszystkich funkcjonalności opracowanych w XAL-u. Ich zidentyfikowanie, zwłaszcza w płacach i kadrach, nie było proste – XAL bardzo różnił się od standardu, modyfikacje były dopisywane w różnych miejscach systemu i przez różnych ludzi. Na podstawie przygotowanej listy można było określić, jakie modyfikacje, obsługujące specyficzne dla Konsalnetu procesy czy sytuacje, należy dopisać. Oczywiście konieczne było też dodanie nowych funkcji. Powstały również programy automatyzujące stale wykonywane operacje w systemie, które uprzyjemniają i ułatwiają pracę. - Dużo rzeczy jest zrobionych, ale podejrzewam, że jeszcze przez kilka lat będziemy dopisywać nowe. Zresztą w XAL-u też tak robiliśmy – stwierdza Bogusława Gajewska. – Na szczęście nowy system jest lepiej zbudowany wewnętrznie niż XAL, jądro jest nienaruszalne, a wszystkie dodatki są dopisywane w określonym miejscu. Więc gdy przyjdzie w przyszłości zmienić jądro, będzie też łatwo przenieść dedykowane rozwiązania – wyjaśnia Bogusława Gajewska.

W systemie wprowadzono kilkadziesiąt modyfikacji i nowych funkcji, głównie w module Honoraria odpowiedzialnym za obszar kadrowo-płacowy, np. rejestr licencji i pozwoleń na broń w kartotekach pracowników (ci ludzie muszą przejść odpowiednie szkolenia), rejestr decyzji dot. niepełnosprawności pracowników dla spółki, która jest zakładem pracy chronionej i korzysta z dofinansowania państwa.

Jednym z ciekawszych rozwiązań Microsoft Dynamics AX zastosowanych w Konsalnet jest wirtualna firma. Każda z ośmiu spółek obsługiwanych przez system jest oddzielną organizacją, prowadzącą niezależne rozliczenia i raporty, ale niektóre elementy muszą mieć wspólne, m.in. plan kont, słownik kodów nieobecności, słownik definicji składników płacowych. Aby usprawnić wprowadzanie zmian w tych wspólnych elementach, stworzono w system tzw. wirtualną firmę. Nie gromadzi się w niej żadnych danych, natomiast są dla niej określone tabele bazodanowe, wspólne dla wszystkich spółek. Jest w niej zdefiniowany plan kont widoczny we wszystkich spółkach. Zmiany, np. dodanie nowego konta czy zdefiniowanie nowego algorytmu naliczania wynagrodzeń, nanosi się tylko raz dla wirtualnej firmy i już automatycznie działają one w innych spółkach.

Nim ruszyły prace programistyczne nad dodatkowymi funkcjami, dane ze starego systemu zostały przeniesione do nowego. Migracja pozornie nie wydaje się problemem, ale była bardzo czasochłonna, ponieważ przy okazji porządkowano dane – w starym systemie często różne informacje dotyczące zatrudnionego pracownika zapisywane były w niewłaściwych miejscach i przenoszenie ich w takiej postaci do nowego systemu nie wchodziło w grę. Żeby sobie uświadomić, jak ogromnej pracy wymagało uporządkowanie danych, dość powiedzieć, że do nowego systemu przenoszone były tabele liczące nawet do kilkuset tysięcy rekordów, jak na przykład: Rejestr czasu pracy zawierający informacje o nieobecnościach z całego okresu zatrudnienia pracy każdego z pracowników. Dane te są niezbędne do przygotowywania różnych zaświadczeń w Microsoft Dynamics AX, wydrukowania świadectwa pracy.

Część informacji nie trafiła w ogóle do systemu. – Nie przenosiliśmy tam kartotek osób, które kiedyś u nas pracowały, ich umów czy innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Niepotrzebnie powiększalibyśmy bazę danych, którą i tak rośnie w ogromnym tempie – wyjaśnia Bogusława Gajewska. - W którymś momencie usłyszałam, że baza w Microsoft Dynamics AX, którą mamy od pół roku, jest tak duża jak baza w systemie Concorde XAL, tworzona przez 5 lat.

Jeśli pozostawione w XAL-u informacje okazałyby się kiedyś potrzebne, można je wyciągnąć. XAL nadal jest utrzymywany, ale nie jest zasilany nowym danymi. Stanowi dodatkową bazą danych zawierającą informacje nt. przeszłości grupy Konsalnet.

Już na początku wdrożenia we wrześniu 2005 r. odbyły się w Warszawie podstawowe szkolenia ze standardu Microsoft Dynamics AX. Zostały podzielone tematycznie i przeprowadzone osobno dla poszczególnych działów. – Dzięki temu że szkolenia odbywały się w siedzibie Bonair, ich uczestnicy mogli skoncentrować się na nich, nikt nie rozpraszał ich telefonami czy innymi zajęciami. – opowiada Bogusława Gajewska.

Później użytkownicy MS Dynamics AX mogli poznawać system indywidualnie. Dane z systemu XAL były wgrane do nowego systemu w wersji testowej i na tych plikach użytkownicy systemu mogli sprawdzać, jak działa sam system i jego modyfikacje. Jeśli modyfikacje były duże i do poznania ich obsługi sama dokumentacja nie wystarczyła, organizowane były spotkania doszkalające.

Najpoważniejszym testem było próbne naliczanie wypłat dla określonej grupy osób. Każda ze spółek wytypowała pulę pracowników z różnymi przypadkami nieobecności (choroby, urlopy różnego typu), dodatkami, wynagrodzeniami specjalnymi. Gdy w listopadzie zostało zakończone naliczanie wypłat w XAL-u, wykonano tę samą operację dla wybranej grupy w nowym systemie. Takie sprawdzenie zgodności wyników było konieczne, ponieważ algorytmy obliczania wynagrodzeń w nowym systemie nie są wierną kopią algorytmów z XAL-a. W nowym systemie stworzone zostały nowe definicje składników płacowych, jest też więcej walidacji, kontroli. 

- Mieliśmy sprawdzić, jak system działa w praktyce i czy działa poprawnie – opowiada Bogusława Gajewska. – W każdej spółce po próbnym naliczaniu powstawała lista zadań: co jeszcze zmienić, co sparametryzować, co uszczegółowić. Po wprowadzeniu zmian, miesiąc po próbnych testach, w grudniu 2005 naliczaliśmy już wszystkie wypłaty w Microsoft Dynamics AX. O efektywności systemu może świadczyć choćby to, że np. w centralnej spółce w Warszawie, zatrudniającej  ok. 2 tys. ludzi, wypłatami i sprawami ZUS zajmują się 3 osoby i dają sobie spokojnie radę. – stwierdza Bogusława Gajewska.

W mniej spektakularny sposób sprawdzane są wszystkie modyfikacje systemu. Po ich wgraniu do środowiska testowego Konsalnetu, pracownicy firmy testują je zgodnie z opracowanym i opisanym w dokumentacji scenariuszem, wymyślają też swoje testy. Na odebranie i ocenę każdej funkcjonalności mają dwa tygodnie.

Jak w każdym wdrożeniu pojawiały się też drobne problemy. - Na początku pracy w nowym systemie nie mieliśmy opracowanych różnych zaświadczeń, w tym specyficznych druków dla zakładu pracy chronionej - wspomina Bogusława Gajewska. – Ale mogliśmy je drukować ze starego systemu – dodaje. - Standardowa faktura z Microsoft Dynamics AX nie odpowiadała nam, więc trzeba było opracować nową, ale potrzebowaliśmy na to tylko dwóch dni – wylicza szefowa wdrożenia.

Pojawił się też problem z drukowaniem – niektóre drukarki nie chciały współpracować z nowym systemem. Najtrudniej było wykryć, która z nich blokuje dostęp innym, ale i z tym uporali się informatycy z Bonair i Konsalnetu. – Żeby zapobiec takim sytuacjom w przyszłości, powstała lista drukarek, które nie będą sprawiać kłopotów i przy nowych zakupach wybierane są modele z tej listy – podsumowuje Bogusława Gajewska.

Wszyscy użytkownicy z różnych spółek pracują zdalnie na systemie zainstalowanym w centrali w Warszawie. – Zdarzało się, że w Warszawie pracowaliśmy normalnie, natomiast spółki na południu Polski, skarżyły się na dość wolną wymianę informacji z serwerem. Wystarczyło zwiększyć przepustowości łączy, żeby wszystko działało poprawnie – mówi Bogusława Gajewska.

Pomoc telefoniczna lub online
W razie problemów, np. gdy pracownik popełni jakiś błąd i nie potrafi z niego samodzielnie wybrnąć, Bonair udziela pomocy telefonicznie lub przez specjalny portal serwisowy, do którego mają dostęp wszyscy użytkownicy systemu. - Na początku potrzebowaliśmy więcej takiej pomocy. Teraz popełniamy znacznie mniej błędów, zresztą coraz więcej umiemy i potrafimy sobie z nim radzić – ocenia Bogusława Gajewska.

Portal serwisowy jest wykorzystywany w sytuacjach, gdy konsultanci z Bonair muszą połączyć się z systemem, żeby pomóc rozwiązać problem. Pracownik zgłasza problem, wypełniając formularz na stronie serwisu, a konsultant Bonair łączy się z systemem i jeśli to możliwe - od razu usuwa „usterkę”. Czasami wymaga to ingerencji programistycznej i usuwanie problemu trwa dłużej. Informacja o usunięciu problemu dociera do pracownika e-mailem. Jeśli wszystko działa poprawnie, zamyka on zgłoszenie, a Bonair dostaje o tym powiadomienie, jeśli nie – w systemie pojawi się nowe zgłoszenie.

Nie we wszystkich sytuacjach pomoc Bonair jest konieczna. Konsalnet ma też swojego informatyka w centrali, który był na dodatkowych szkoleniach, od innej strony poznawał system. Jest administratorem systemu, przyznaje uprawnienia, wykonuje niezbyt zaawansowane prace programistyczne.

Plany na przyszłość
Wdrożenie zakończyło się w marcu 2006 r., ale cały czas trwają prace adaptacyjne. Niektóre funkcjonalności wprowadzane są sukcesywnie, pojawiają się też nowe zapotrzebowania. Na przykład od początku w MS Dynamics AX był dostępny moduł Budżetowanie, ale użytkownicy systemu byli skoncentrowani na tym, żeby nauczyć się obsługi sprzedaży, zakupów, fakturowania itd. Teraz poznają Budżetowanie i od 1 stycznia chcą korzystać z tego modułu. Poza tym do wdrożenia nowego systemu przygotowuje się zakupiona w tym roku spółka – w nowym systemie zacznie działać od 1 stycznia 2007 roku.