System ERP w Bellako Sp. z o.o.
Bellako Sp. z o. o. jest spółką całkowicie polską, produkującą przyprawy dla przemysłu mięsnego i spożywczego. Firma istnieje od 1987 roku i obecnie zatrudnia 70 osób. Wyroby ze znakiem ,,Bellako'' sprzedawane są przez sieć hurtowni w całej Polsce. W Warszawie mieści się Zarząd Firmy i Biuro Wdrożeniowo-Handlowe, a w Zabrzu Zakład Produkcyjny.
Wyzwanie
Zmiany otoczenia gospodarczego spowodowane wejściem do Unii Europejskiej znacznie zaostrzyły konkurencję pomiędzy producentami w branży spożywczej. Firmy konkurują obecnie już nie tylko jakością produktów, ale również podwyższaniem standardów obsługi kontraktów. Aby poprawić swoją pozycję na rynku, Bellako musiało dokonać takiej reorganizacji sposobów działania, aby nie tylko dorównać swoim rynkowym rywalom, ale stać się wobec nich firmą konkurencyjną.
Celem całego przedsięwzięcia było nie tyle utrzymanie dotychczasowej pozycji na rynku, ale ekspansja na rynek ogólnopolski, zwiększenie przychodów, wraz z jednoczesną poprawą rentowności produkcji, zdobycie nowych klientów oraz zwiększenie wielkości zamówień dotychczasowych odbiorców.
Podejmując decyzję o realizacji projektu, Bellako wyznaczyło sobie główne kierunki zmian w swojej organizacji:
- planowanie i prognozowanie produkcji na podstawie analiz sprzedaży;
- efektywne zarządzania gospodarką materiałową;
- dokładne planowanie dostaw surowców;
- usprawnienie wymiany informacji pomiędzy oddziałami;
- reorganizację procesów zarządzających kontaktami z klientami.
Przebieg wdrożenia
Przed wdrożeniem firma Bellako wykorzystywała w swoich siedzibach niezależnie pracujące systemy. Wymiana informacji pomiędzy działami realizowana była droga papierową. Taki system był kosztowny dla firmy, wymagał wiele nakładów pracy oraz stawał się częstą przyczyną błędów i reklamacji.
Po wyborze firmy Macrologic jako dostawcy zintegrowanego systemu informatycznego rozpoczęła się analiza wymagań oraz procesów biznesowych. Określone zostały potrzeby oraz zidentyfikowano „wąskie gardła” występujące w przedsiębiorstwie klienta. Był to najważniejszy etap wdrożenia. Przez cały ten czas zespół projektowy ze strony Bellako i firmy Macrologic opracowywał zakres i harmonogram wdrożenia z uwzględnieniem propozycji reorganizacji działalności przedsiębiorstwa. Wyznacznikiem kierunku tych prac i zmian w firmie były cele, określone na początku przedsięwzięcia.
W kolejnym etapie, Macrologic przystąpił do wdrożenia systemów finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego oraz magazynowego, we wszystkich oddziałach firmy jednocześnie. Dzięki temu cały proces trwał krótko, nie zakłócając bieżącej działalności klienta. Pierwszy zinformatyzowany został dział księgowości oraz kadr i płac. Użytkownicy zostali przeszkoleni z obsługi systemów, a równocześnie zostały wprowadzone zmiany organizacyjne.
Precyzyjne określenie celów wdrożenia w Bellako pozwoliło na szybki postęp prac wdrożeniowych, które zostały ukończone w ciągu pięciu miesięcy.
Obecnie oba oddziały, dzięki zastosowaniu architektury ApplicationSERVER, pracują on-line. Takie rozwiązanie pozwala na, niedostępną wcześniej, możliwość wspólnej analizy danych i szybszego reagowania na bieżącą sytuację. Z wdrożonego rozwiązania korzysta dwudziestu z siedemdziesięciu pracowników firmy.
Znajomość branży
W branży spożywczej konkurencyjność jest ściśle związana z dostosowaniem podaży do popytu, prowadzeniem zrównoważonej gospodarki magazynowej, utrzymaniem najwyższych standardów jakości oraz pełnym zarządzaniem dystrybucją — Najistotniejszą sprawą dla firmy z tego sektora jest posiadanie narzędzi, które zapewnią harmonijne, planowe i efektywne zaopatrywanie klientów. Ponadto nasze produkty muszą dotrzeć na czas z zachowaniem norm jakościowych. Dlatego tez w kontaktach z naszymi odbiorcami przestrzegamy trzech podstawowych zasad:
Po wyborze firmy Macrologic jako dostawcy zintegrowanego systemu informatycznego rozpoczęła się analiza wymagań oraz procesów biznesowych. Określone zostały potrzeby oraz zidentyfikowano „wąskie gardła” występujące w przedsiębiorstwie klienta. Był to najważniejszy etap wdrożenia. Przez cały ten czas zespół projektowy ze strony Bellako i firmy Macrologic opracowywał zakres i harmonogram wdrożenia z uwzględnieniem propozycji reorganizacji działalności przedsiębiorstwa. Wyznacznikiem kierunku tych prac i zmian w firmie były cele, określone na początku przedsięwzięcia.
W kolejnym etapie, Macrologic przystąpił do wdrożenia systemów finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego oraz magazynowego, we wszystkich oddziałach firmy jednocześnie. Dzięki temu cały proces trwał krótko, nie zakłócając bieżącej działalności klienta. Pierwszy zinformatyzowany został dział księgowości oraz kadr i płac. Użytkownicy zostali przeszkoleni z obsługi systemów, a równocześnie zostały wprowadzone zmiany organizacyjne.
Precyzyjne określenie celów wdrożenia w Bellako pozwoliło na szybki postęp prac wdrożeniowych, które zostały ukończone w ciągu pięciu miesięcy.
Obecnie oba oddziały, dzięki zastosowaniu architektury ApplicationSERVER, pracują on-line. Takie rozwiązanie pozwala na, niedostępną wcześniej, możliwość wspólnej analizy danych i szybszego reagowania na bieżącą sytuację. Z wdrożonego rozwiązania korzysta dwudziestu z siedemdziesięciu pracowników firmy.
Znajomość branży
W branży spożywczej konkurencyjność jest ściśle związana z dostosowaniem podaży do popytu, prowadzeniem zrównoważonej gospodarki magazynowej, utrzymaniem najwyższych standardów jakości oraz pełnym zarządzaniem dystrybucją — Najistotniejszą sprawą dla firmy z tego sektora jest posiadanie narzędzi, które zapewnią harmonijne, planowe i efektywne zaopatrywanie klientów. Ponadto nasze produkty muszą dotrzeć na czas z zachowaniem norm jakościowych. Dlatego tez w kontaktach z naszymi odbiorcami przestrzegamy trzech podstawowych zasad:
- respektowania cen,
- terminowości dostaw,
- jakości wyrobów.
Rozwiązanie firmy Macrologic jest odpowiedzią na te potrzeby branży. Poza oczywistą potrzebą płynnej wymiany informacji, na szczególna uwagę zasługują rozwiązania umożliwiające śledzenie dat ważności surowców, kontrola realizacji zleceń, zgodność zakupów i produkcji z zamówieniami oraz zautomatyzowana obsługa klienta — W naszej branży bardzo ważna jest kontrola partii na wypadek konieczności wycofania części towaru z rynku. Dzięki rozwiązaniom firmy Macrologic, wyszukanie partii towaru w kanale dystrybucyjnym odbywa się niemal natychmiast.
Dodatkowe atuty
Pomyślne wdrożenie systemu i uporządkowanie procesów biznesowych stało się początkiem informatyzacji wszystkich obszarów zarządczych przedsiębiorstwa. Kolejnym krokiem w przypadku Bellako jest system CRM.
Korzyści biznesowe
Wprowadzenie pracy on-line, zapewniające bieżącą informację o stanie przedsiębiorstwa we wszystkich oddziałach, pomoże w rozbudowie sieci dystrybucji. Planowane otwarcie nowej placówki w Europie Wschodniej, umożliwi sprzedaż wyrobów m.in. na Łotwie, Litwie, Ukrainie, Białorusi.
Dzięki spójności i dostępności danych, jakie dało rozwiązanie, możemy na podstawie analiz i sprawozdań, bez przeszkód kontynuować ekspansję naszej firmy na nowe rynki, zdobywać nowych odbiorców na nasze produkty stając się silnym graczem na rynku producentów koncentratów.
Bellako wprowadziło zmiany w procesie obsługi klienta. Dzięki wdrożeniu systemu, każda osoba podejmująca decyzję o zleceniu produkcyjnym dysponuje wszystkimi niezbędnymi danymi, jak historia kontaktów, zamówień, faktur itp. Szybka wymian danych pomiędzy działami pozwala na bieżąco kontrolować stan rozrachunków z klientami. Pozwala także na zastosowanie odpowiedniej polityki rabatowej oraz zabezpiecza przed realizacją zleceń dla klientów zalęgających z płatnościami.
Inna korzyścią było uporządkowanie procesu planowania produkcji, które zaowocowało zmianą w szybkości realizacji zleceń krótkoseryjnych. Średni czas obsługi zamówienia uległ siedmiokrotnemu skróceniu do dwóch-trzech dni.
Zmianie uległ również charakter zleceń, które są obecnie realizowane bezpośrednio do produkcji. Wielkość pojedynczego zamówienia może wahać się od kilku do kilkuset kilogramów, tak, więc oferta jest lepiej dopasowana do wymagań klientów. Taki system zleceń powiązany został z możliwością dokładnego planowania zakupów surowców, a tym samym obniżeniem kosztów ich magazynowania.
Możliwość lepszego planowania produkcji i zakupów stwarza firmie możliwość obsługi większej ilości zleceń, na co liczy Bellako w obliczu zapowiadanego przez producentów wzrostu eksportu żywności w kolejnych latach oraz penetracji rynków wschodnich.
Rozwiązanie
Zastosowane rozwiązanie firmy Macrologic oparte jest na modułach finansowych, kadrowo-płacowym oraz magazynowym. Rozwiązanie działa w środowisku linuksowym, z graficznym interfejsem na stanowiskach pracy. Trójwarstwowa architektura systemu umożliwia zdalny dostęp do systemu z dowolnej lokalizacji, uprawnionym użytkownikom.
Dlaczego Macrologic?
Jedną z dróg realizacji naszych celów biznesowych było podjęcie decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego. Do wdrożenia wybraliśmy oprogramowanie firmy Macrologic, na podstawie referencji firm, realizujących podobny cykl produkcyjny. Weryfikacja kompetencji dostawcy na podstawie kontaktu z innymi firmami, była dla nas ważnym kryterium wyboru, potwierdzającym znajomość naszej branży.
Podczas wizyty referencyjnej u jednego z dotychczasowych klientów firmy Macrologic mieliśmy okazję sprawdzić działanie samego rozwiązania informatycznego, jak również poznać opinie korzystających z niego użytkowników.
Źródło: www.macrologic.pl
Podczas wizyty referencyjnej u jednego z dotychczasowych klientów firmy Macrologic mieliśmy okazję sprawdzić działanie samego rozwiązania informatycznego, jak również poznać opinie korzystających z niego użytkowników.
Źródło: www.macrologic.pl
Kiedy wykorzystywany system ERP się nie rozwija, to firma, która z niego korzysta ma utrudniony rozwój. Zatem pora na zmiany! Produkcja i sprzedaż solidnych dachów wymagają solidnego systemu ERP, dlatego firma Budmax Metal postawiła na nowoczesny system Softlab ERP do zarządzania produkcją, logistyką i sprzedażą oraz finansami i księgowością.
