Akademia Rolnicza w Lublinie korzysta z rozwiązania Nowoczesna Uczelnia

Akademia Rolnicza w Lublinie należy do najstarszych placówek  wyższego szkolnictwa rolniczego w powojennej Polsce. Korzeniami sięga 1944 roku, kiedy to mocą specjalnego dekretu powołano na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej jej dwa najstarsze wydziały: Rolny (obecnie Rolniczy) i Weterynaryjny (obecnie Medycyny Weterynaryjnej).

Podstawowymi jednostkami organizacyjnymi Akademii są wydziały, powołane do prowadzenia działalności dydaktycznej, naukowej i kształcenia kadr naukowych. Obecnie funkcjonuje 7 Wydziałów: Rolniczy, Nauk Rolniczych w Zamościu, Medycyny Weterynaryjnej, Biologii i Hodowli Zwierząt, Ogrodniczy i Inżynierii Produkcji, Nauk o Żywności i Biotechnologii. Oprócz wydziałów, w strukturze Uczelni działają jednostki międzywydziałowe, prowadzące działalność dydaktyczną i usługową na rzecz jednostek podstawowych.

Obecnie Uczelnia zatrudnia 1708 pracowników. Spośród nich 804 osoby to nauczyciele akademiccy, w tym 229 samodzielnych pracowników nauki.

System Nowoczesna Uczelnia łączy w sobie funkcjonalności specyficzne dla uczelni między innymi takie jak rekrutacja czy obsługa dziekanatu jak również niezbędne funkcjonalności z obszaru finansowo księgowego. Ponadto dzięki wykorzystanej technologii Microsoft system jest łatwy
i intuicyjny w obsłudze.”

prof. dr hab. Grażyna Jeżewska, Prorektor d/s Studenckich i Dydaktyki
Akademię Rolniczą w Lublinie ukończyło dotychczas 39,5 tys. absolwentów. Obecnie proces dydaktyczny realizowany jest na 7 Wydziałach, 12 kierunkach i 30 specjalnościach. Na Akademii studiuje około 13 000 studentów.

Pięć wydziałów Akademii prowadzi 4-letnie stacjonarne studia doktoranckie. Ich słuchaczami są absolwenci uczelni rolniczych legitymujący się tytułem magistra oraz kierunków biologicznych innych szkół przyjmowani w drodze specjalnego postępowania kwalifikacyjnego.


Sytuacja Klienta
Rosnąca liczba kandydatów na studia oraz coraz bardziej skomplikowane i czasochłonne procesy zarządzania zachodzące na Akademii Rolniczej wpłynęły na podjęcie decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu  wspomagającego codzienną pracę.  Do wdrożenia wybrany został system Nowoczesna Uczelnia oparty na platformie Microsoft Dynamics-AX. Ze względu na swoją funkcjonalność oraz elastyczność umożliwia on kompleksową obsługę procesu rekrutacji na uczelni, a w przyszłości również wszystkich pozostałych procesów zachodzących na uczelni. Na partnera wdrożeniowego wybrano firmę CSF Polska, która jest wyłącznym dystrybutorem wspomnianego oprogramowania.

Rozwiązanie
Władze Akademia Rolniczej w Lublinie zadecydowały o wdrożeniu modułu Rekrutacja systemu Nowoczesna Uczelnia autorstwa CSF Polska. Jest to jedyny dostępny w Polsce system klasy ERP do kompleksowej obsługi procesów zachodzących na wyższej uczelni.  Niewątpliwą zaletą systemu jest jego struktura modułowa. Dzięki niej poszczególne obszary funkcjonalne obsługiwane są przez niezależne moduły które jednocześnie tworzą jednolity system. 

„Akademia Rolnicza w Lublinie stara się wychodzić naprzeciw wymaganiom i oczekiwaniom współczesnego studenta.  Wiedząc jak złożonym procesem jest zarządzanie nowoczesną uczelnią wyższą postanowiliśmy wdrożyć system Nowoczesna Uczelnia, który jako jedyny na polskim rynku systemów klasy ERP spełnia wszystkie nasze oczekiwania w tym zakresie. Na partnera wdrożeniowego wybraliśmy firmę CSF Polska, która zrealizowała projekt wdrożenia przy współpracy z firmą ISV Global. W pierwszym etapie postanowiliśmy wyjść naprzeciw kandydatom na studia i wdrożyliśmy moduł Rekrutacja aby jak najsprawniej i najszybciej przeprowadzić proces rekrutacyjny. Wdrożenie systemu rozpoczęło się w maju i zostało ukończone wraz z ogłoszeniem list osób przyjętych na studia. Jego pomyślne zakończenie uważamy za nasz wspólny sukces.” – prof. dr hab. Grażyna Jeżewska, Prorektor d/s Studenckich i Dydaktyki.

Celem modułu Rekrutacja jest wsparcie procesu rekrutacyjnego na wyższej uczelni. Moduł obejmuje zagadnienia rejestracji kandydatów na studia, rejestracji składanych dokumentów, wprowadzenia ocen ze świadectw maturalnych oraz z egzaminów wstępnych i przeliczania ich na punkty rankingowe. Efektem końcowym jest wygenerowanie rankingu kandydatów i określenie list osób przyjętych, wraz z pełnym raportowaniem dla uczelni oraz Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Wdrożenie modułu na Akademii Rolniczej w Lublinie rozpoczęło się 15-ego maja 2006 roku i zostało zakończone pod koniec sierpnia 2006 roku wraz z rozpatrzeniem ostatniego z odwołań od wyników rekrutacji.

Pierwszy etap wdrożenia objął przyjęcie dokumentów od kandydatów na uczelnię. W ramach modułu po zarejestrowaniu się kandydata na stronie internetowej wszelkie złożone dokumenty oraz oceny, zarówno ze starej jak i z nowej matury, zostają zarejestrowane w systemie. Następnie zgłoszone kandydatury są rozpatrywane w systemie pod względem kryteriów dopuszczenie do egzaminów wstępnych co stanowi weryfikację dla potrzeb Komisji Rekrutacyjnej. System rozróżnia oceny ze świadectw maturalnych zdawanych na starych i nowych zasadach. Oznacza to że w zależności od rodzaju matury kandydat musi przystąpić do określonego egzaminu lub jest z niego zwolniony (w przypadku nowej matury).

Kolejnym etapem wdrożenia było uruchomienie mechanizmów: importowania oraz eksportowania danych z Krajowego Rejestru Matur, co w przypadku ocen z nowych matur zapewnia automatyczne wypełnienie danych dotyczących ocen na podstawie numerów PESEL kandydatów na studia.

W następnej fazie wdrożenia zajęto się harmonogramowaniem egzaminów wstępnych. Dzięki danym zgromadzonym w systemie w poprzednich etapach możliwe jest automatyczne wygenerowanie szczegółowych informacji o dacie, godzinie i miejscu odbywania się egzaminów wstępnych z poszczególnych przedmiotów dla kandydatów na poszczególne kierunki. Następnie specjalny mechanizm systemu automatycznie generuje listy egzaminacyjne, a potem zaświadczenia o wynikach z egzaminów wstępnych oraz rankingi i listy osób przyjętych na studia.

W końcowej fazie, ale jeszcze przed ogłoszeniem wyników, rozpatrzone zostały odwołania od decyzji komisji rekrutacyjnych. Potrzebny na to czas został znaczenie skrócony dzięki funkcjonalności systemu która automatycznie zarządza odwołaniami. Po zatwierdzeniu wyników przez Komisję Rekrutacyjną zostały one ogłoszone oficjalnie. Dostęp do informacji o przyjęciu na studia kandydaci mieli przez internet na podstawie swojego numeru PESEL.

Obecnie, z systemu korzystają kandydaci na wszystkie kierunki studiów na Akademii Rolniczej w Lublinie oraz na jej wydziale w Zamościu i oddziale w Opolu Lubelskim. W tym roku już ok. 3000 z ogólnej liczby 7500 zgłoszonych kandydatur zostało zarejestrowanych drogą internetową. Oprócz potencjalnych studentów z systemu skorzystało również 7 komisji rekrutacyjnych, wykonując za jego pomocą wszystkie przypisane im obowiązki a także dział obsługi studiów w zakresie pełnej obsługi odwołań.

Zakończenie wdrożenia modułu Rekrutacja pełnym sukcesem skłoniło władze Akademii Rolniczej do podjęcia decyzji o dalszym rozszerzeniu systemu, który ze względu na swoją strukturę daje duże możliwości rozwoju. Rozszerzenie to rozpocznie się od wdrożenia modułu dedykowanego do obsługi obszaru dydaktyki – modułu Dziekanat.

„Współpraca z partnerem wdrożeniowym – firmą CSF Polska jak również z firmą ISV Global była dla nas w pełni satysfakcjonująca. Bardzo wysoko oceniam kompetencje osób odpowiedzialnych za przebieg wdrożenia. Zostało ono przeprowadzone fachowo i sprawnie, a jego zakończenie odbyło się w zakładanym terminie. Mam nadzieję, że planowane wdrożenie kolejnych modułów będzie przebiegało w równie przyjaznej i profesjonalnej atmosferze, co przełoży się na dalsze podniesienie jakości zarządzania a tym samym i  wzrost prestiżu uczelni” – powiedział Artur Ściborek, Kierownik Ośrodka Informatyki.

Moduł Dziekanat wykorzystywany będzie w procesie obsługi studentów, od momentu przyjęcia na studia do momentu ich zakończenia. Istotną zaletą modułu jest możliwość przechowywania i dokonywania operacji w obszarach ewidencjonowania struktury nauczania oraz ewidencjonowania studentów. Odbywa się ono za pomocą platformy wymiany informacji pomiędzy Dziekanatem a Studentem opartej na serwisie www lub kiosku informacyjnym, gdzie dostępne są podstawowe informacje o uczelni, a dla zalogowanych użytkowników także dodatkowe zasobów. Ważną funkcjonalnością systemu jest wsparcie planowania zajęć obejmujące m.in.: ewidencję sal i zasobów, generowanie tygodniowych planów zajęć wraz z ich aktualizacją oraz drukowanie planów zajęć dla grup studentów i pracowników dydaktycznych. Kolejny obszar Dziekanatu to obsługa Elektronicznej Legitymacji Studenckiej, która zapewnia studentom m.in. dostęp do kiosków informacyjnych, sal dydaktycznych, sprzętu elektronicznego czy też identyfikuje ich w systemie bibliotecznym. Przez ten moduł obsługiwany będzie także cały proces

dydaktyczny od strony finansowej wraz ze wszystkimi rozliczeniami studenckimi.
Kolejny planowany krok to rozszerzenie systemu o Bank informacji z ofertami pracy lub informacjami o krajowych czy zagranicznych praktykach studenckich, a następnie zbudowanie Bazy wiedzy z dostępem do publikacji naukowych i materiałów dydaktycznych.

Korzyści
„Nawiązanie współpracy z odpowiednim partnerem wdrożeniowym było dla nas najważniejsze. Pracownicy firmy CSF Polska w pełni wywiązali się z powierzonych im zadań potwierdzając swoje kompetencje i profesjonalne podejście. Ponadto, czynnie wspierają nas w procesie pozyskania środków finansowych na dalszą rozbudowę systemu informatycznego z funduszy Unii Europejskiej, co przyczyniło się do umocnienia pozycji uczelni na tle innych europejskich szkół wyższych.” - prof. dr hab. Grażyna Jeżewska, Prorektor d/s Studenckich i Dydaktyki.

Dzięki wdrożeniu modułu Rekrutacja w Akademii Rolniczej w Lublinie zoptymalizowano procesy związane z obsługą obszaru rekrutacji. Kandydatom na studia umożliwiono nie tylko zarejestrowanie swojej kandydatury w systemie w celu dostarczenia niezbędnych dokumentów ale przede wszystkim dano możliwość sprawdzenia swoich wyników oraz miejsca w rankingu przyjęć przez Internet. Wiąże się to z wymierną korzyścią w postaci odciążenia osób zarządzających informacjami dotyczącymi rekrutacji oraz pozwala na wyeliminowanie błędów popełnianych przy wprowadzaniu danych do systemu.

System zapewnia ujednolicenie dokumentów co z kolei daje możliwość tworzenia w bardzo szybki i prosty sposób różnego rodzaju raportów oraz sortowania i wyszukiwania danych według wybranych kryteriów. Generowanie tych raportów a także dokonywanie analiz, stanowiących solidną podstawę do podejmowania decyzji, prowadzi do lepszego wykorzystania środków finansowych którymi dysponuje uczelnią.

Kończąc, należy wspomnieć również o kluczowym zagadnieniu braku ryzyka starzenia się użytkowanej technologii. Możliwe jest to dzięki ścisłej współpracy partnera wdrożeniowego z korporacją Microsoft oraz oparciu rozwiązania Nowoczesna Uczelnia na bazie sprawdzonego systemu Microsoft Dynamics-AX co gwarantuje jego silnie wspieranie tak, aby w przyszłości stało się ono kluczem rozwoju szkolnictwa wyższego.

Źródło: CSF

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top