Wdrożenie Sage Symfonia ERP pozwoliło GlobKurierowi skupić się na dalszym rozwoju biznesu dzięki zautomatyzowaniu procesu sprzedaży, wprowadzeniu dużej przepustowości operacji, jak również odciążeniu własnego działu IT firmy.| REKLAMA | ||
 |
Automatyzacja jest szczególnie ważna dla procesów związanych z wystawianiem różnego typu faktur, paragonów czy korekt. Proces musi być optymalny czasowo. Ważna jest także kwestia obsługi różnych stawek, w tym podatkowych, w zależności od kierunków danych przesyłek. Cały proces jest powiązany z system bankowym, w tym z dynamicznym nadawaniem kont dla klientów” – mówi Mateusz Pycia, CEO spółki GlobKurier.
Wyzwanie
Oferta spółki GlobKurier na tyle trafiła w potrzeby rynku, że co godzinę w samej Polsce jest nadawane około 200 000 paczek, a przychody spółki rosły corocznie o 80%. Firma zatrudnia 50 osób, posiada też pod marką GlobBox około 400 punktów nadania i odbioru przesyłek. Dziennie wykonywanych jest kilka tysięcy operacji finansowych.
Największą korzyść ze współpracy z GlobKurierem odczuwają firmy nowe, wchodzące na rynek, sklepy internetowe i hurtownie. Każda z nich od początku oczekuje dobrych warunków logistycznych, które są niezbędne, by spełniać oczekiwania swoich klientów, np. dysponować paczkomatami, oferować usługi kurierów czy Poczty Polskiej. Wszystkie te opcje wraz z pełną automatyzacją procesów oferuje im GlobKurier.
Rozwiązanie
Wspólnie z zespołem GlobKurier firma Gemini opracowała dodatkowe funkcjonalności w systemie Sage Symfonia ERP, umożliwiające bieżącą komunikację i wymianę danych pomiędzy kluczowymi dla spółki systemami. Chodziło przede wszystkim o automatyzację, niezawodność i dużą przepustowość operacji. System wykonuje także analizę związaną z rozliczeniem rentowności sprzedaży.
Aktualne rozwiązanie pracuje w kilku trybach:
Tryb 1 – dotyczy klienta, który złożył dyspozycję nadania przesyłki, gdzie wystawiane jest zamówienie i od razu faktura. Jeżeli płatność nie jest uregulowana, to zamówienie czeka na sygnał o zakończeniu transakcji, dzięki integracji Sage Symfonia ERP z mBankiem. System na bieżąco sprawdza, czy płatność wpłynęła i po zakończeniu procesu automatycznie wystawiana jest faktura i przekazywana dalej informacja.
Tryb 2 – dotyczy transakcji wysyłanych na podstawie kont pre-paid, w których klienci mają swoje konta, doładowują je i dokonują wysyłek korzystając z dostępnej puli. W tym przypadku działanie Sage Symfonia ERP jest uproszczone, system nie musi wysyłać żadnych sygnałów, nie czeka na uregulowanie przelewu, płatność jest zrealizowana od razu – wszystko odbywa się automatycznie.
Tryb 3 – dotyczy tych klientów, którzy na podstawie podpisanych umów realizują wysyłki na bieżąco i pod koniec tygodnia system wystawia faktury do wszystkich wysyłek i rozsyła je pocztą elektroniczną.
Wynik
Firma uwolniła wewnętrzny dział IT od utrzymywania własnego systemu fakturowego – funkcjonalność ta jest całkowicie obsługiwana i aktualizowana w Sage Symfonia ERP. Znacząco poprawiła się skuteczność w wystawianiu dokumentów, ich uporządkowanie i analityka.
Bardzo istotne jest też zarządzanie płatnościami, szczególnie jeżeli chodzi o zwracanie klientom pieniędzy za tak zwane pobrania. To rozbudowany proces, dlatego w systemie trzeba brać pod uwagę wiele zmiennych – które płatności powinny wrócić do klientów na podstawie danych zwrotnych od przewoźników, czyli które pieniądze zostały rzeczywiście pobrane oraz opcję jaką klient wybrał, czyli po ilu dniach te pieniądze powinny do niego wrócić, jaką kwotę płaci dodatkowo itd. Jeżeli pojawi się sygnał, że przewoźnik pobrał pieniądze i minął okres wskazany przez klienta, wtedy pojawiają się zobowiązania o odpowiednim terminie i są automatycznie wysyłane do systemu bankowego jako polecenia płatności. Osiągnięty poziom automatyzacji jest tu bardzo wysoki, człowiek zajmuje się tylko obsługą wyjątków.
Spółka optymistycznie patrzy w przyszłość i widzi swój rozwój przede wszystkim w działaniach poza granicami Polski. Aktualnie GlobKurier wdraża nową stronę internetową przygotowaną dla klientów zagranicznych (siedem wersji językowych), spodziewa się więc wzrostu ilości przesyłek międzynarodowych.
Spółka GlobKurier od 2010 roku świadczy usługi kurierskie, transportuje przesyłki na terenie Polski i do ponad 190 krajów na całym świecie. Oferuje poprzez swój portal najlepszą i najtańszą opcję transportu przesyłki zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych, w tym również sklepów internetowych. Nadając paczkę z GlobKurier klient korzysta z warunków już wynegocjowanych przez spółkę z takimi przewoźnikami jak np. DPD, DHL, Fedex czy UPS. Z drugiej strony GlobKurier agreguje oferty spedytorów (każda z firm przewozowych ma swoje atuty i specjalizacje) i, mając porównanie, może dobrać najkorzystniejszą usługę na podstawie potrzeb i kryteriów ważnych dla klienta przy nadawaniu konkretnej paczki.
Ponadto GlobKurier jest zintegrowany z platformami Allegro, eBay oraz 30 innymi platformami e-commerce, dzięki czemu umożliwia całkowitą automatyzację procesów logistycznych klienta. Firma zapewnia infolinię sześć dni w tygodniu, zwroty pobrań w ciągu 24 godzin, monitoring przesyłek, porównywarkę cen kurierów, wygodny i szybki import CSV, bezpłatne indywidualne konto, brak konieczności podpisywania umów, jedną negocjację cen z przewoźnikami oraz opiekę opiekuna biznesowego. Zarządzanie wspiera system Sage Symfonia ERP, którego funkcjonalność jest rozbudowywana pod potrzeby GlobKuriera przez Partnera Sage – firmę Gemini.
Źródło: www.sage.com.pl
Największą korzyść ze współpracy z GlobKurierem odczuwają firmy nowe, wchodzące na rynek, sklepy internetowe i hurtownie. Każda z nich od początku oczekuje dobrych warunków logistycznych, które są niezbędne, by spełniać oczekiwania swoich klientów, np. dysponować paczkomatami, oferować usługi kurierów czy Poczty Polskiej. Wszystkie te opcje wraz z pełną automatyzacją procesów oferuje im GlobKurier.
Rozwiązanie
Wspólnie z zespołem GlobKurier firma Gemini opracowała dodatkowe funkcjonalności w systemie Sage Symfonia ERP, umożliwiające bieżącą komunikację i wymianę danych pomiędzy kluczowymi dla spółki systemami. Chodziło przede wszystkim o automatyzację, niezawodność i dużą przepustowość operacji. System wykonuje także analizę związaną z rozliczeniem rentowności sprzedaży.
Aktualne rozwiązanie pracuje w kilku trybach:
Tryb 1 – dotyczy klienta, który złożył dyspozycję nadania przesyłki, gdzie wystawiane jest zamówienie i od razu faktura. Jeżeli płatność nie jest uregulowana, to zamówienie czeka na sygnał o zakończeniu transakcji, dzięki integracji Sage Symfonia ERP z mBankiem. System na bieżąco sprawdza, czy płatność wpłynęła i po zakończeniu procesu automatycznie wystawiana jest faktura i przekazywana dalej informacja.
Tryb 2 – dotyczy transakcji wysyłanych na podstawie kont pre-paid, w których klienci mają swoje konta, doładowują je i dokonują wysyłek korzystając z dostępnej puli. W tym przypadku działanie Sage Symfonia ERP jest uproszczone, system nie musi wysyłać żadnych sygnałów, nie czeka na uregulowanie przelewu, płatność jest zrealizowana od razu – wszystko odbywa się automatycznie.
Tryb 3 – dotyczy tych klientów, którzy na podstawie podpisanych umów realizują wysyłki na bieżąco i pod koniec tygodnia system wystawia faktury do wszystkich wysyłek i rozsyła je pocztą elektroniczną.
Wynik
Firma uwolniła wewnętrzny dział IT od utrzymywania własnego systemu fakturowego – funkcjonalność ta jest całkowicie obsługiwana i aktualizowana w Sage Symfonia ERP. Znacząco poprawiła się skuteczność w wystawianiu dokumentów, ich uporządkowanie i analityka.
Obsługa całego procesu przez Sage Symfonia ERP nie tylko odciąża GlobKurier od wystawiania dokumentów handlowych, ale też od martwienia się o ich zgodność z przepisami prawa czy poprawność wystawiania JPK albo o eksport do programu księgowego, itd.” – mówi Tomasz Kasprowicz, współwłaściciel firmy Gemini.
Bardzo istotne jest też zarządzanie płatnościami, szczególnie jeżeli chodzi o zwracanie klientom pieniędzy za tak zwane pobrania. To rozbudowany proces, dlatego w systemie trzeba brać pod uwagę wiele zmiennych – które płatności powinny wrócić do klientów na podstawie danych zwrotnych od przewoźników, czyli które pieniądze zostały rzeczywiście pobrane oraz opcję jaką klient wybrał, czyli po ilu dniach te pieniądze powinny do niego wrócić, jaką kwotę płaci dodatkowo itd. Jeżeli pojawi się sygnał, że przewoźnik pobrał pieniądze i minął okres wskazany przez klienta, wtedy pojawiają się zobowiązania o odpowiednim terminie i są automatycznie wysyłane do systemu bankowego jako polecenia płatności. Osiągnięty poziom automatyzacji jest tu bardzo wysoki, człowiek zajmuje się tylko obsługą wyjątków.
Dzięki inwestycji w Sage Symfonia ERP przestaliśmy przejmować się sprawami operacyjnymi, a mogliśmy skupić się na rozwoju kluczowej funkcjonalności naszego biznesu, czyli platformy do zamawiania i nadawania przesyłek krajowych i zagranicznych” – mówi Mateusz Pycia z GlobKurier.
Spółka optymistycznie patrzy w przyszłość i widzi swój rozwój przede wszystkim w działaniach poza granicami Polski. Aktualnie GlobKurier wdraża nową stronę internetową przygotowaną dla klientów zagranicznych (siedem wersji językowych), spodziewa się więc wzrostu ilości przesyłek międzynarodowych.
Obsługa klientów zagranicznych to nie tylko kwestia języka. Wyzwaniem są rozliczenia finansowe – kwestia waluty oraz różne stawki podatkowe stosowane w różnych krajach. Aktualnie w Sage Symfonia ERP, po adaptacji przez Gemini, możliwe jest wprowadzanie specyficznych danych dla operacji bez udziału informatyków. Nasz zespół finansowo-księgowy może samodzielnie obsłużyć operację dotyczącą np. przesyłki z Niemiec do Rosji” – dodaje Mateusz Pycia z GlobKurier.
Spółka GlobKurier od 2010 roku świadczy usługi kurierskie, transportuje przesyłki na terenie Polski i do ponad 190 krajów na całym świecie. Oferuje poprzez swój portal najlepszą i najtańszą opcję transportu przesyłki zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych, w tym również sklepów internetowych. Nadając paczkę z GlobKurier klient korzysta z warunków już wynegocjowanych przez spółkę z takimi przewoźnikami jak np. DPD, DHL, Fedex czy UPS. Z drugiej strony GlobKurier agreguje oferty spedytorów (każda z firm przewozowych ma swoje atuty i specjalizacje) i, mając porównanie, może dobrać najkorzystniejszą usługę na podstawie potrzeb i kryteriów ważnych dla klienta przy nadawaniu konkretnej paczki.
Ponadto GlobKurier jest zintegrowany z platformami Allegro, eBay oraz 30 innymi platformami e-commerce, dzięki czemu umożliwia całkowitą automatyzację procesów logistycznych klienta. Firma zapewnia infolinię sześć dni w tygodniu, zwroty pobrań w ciągu 24 godzin, monitoring przesyłek, porównywarkę cen kurierów, wygodny i szybki import CSV, bezpłatne indywidualne konto, brak konieczności podpisywania umów, jedną negocjację cen z przewoźnikami oraz opiekę opiekuna biznesowego. Zarządzanie wspiera system Sage Symfonia ERP, którego funkcjonalność jest rozbudowywana pod potrzeby GlobKuriera przez Partnera Sage – firmę Gemini.
Źródło: www.sage.com.pl
Kiedy wykorzystywany system ERP się nie rozwija, to firma, która z niego korzysta ma utrudniony rozwój. Zatem pora na zmiany! Produkcja i sprzedaż solidnych dachów wymagają solidnego systemu ERP, dlatego firma Budmax Metal postawiła na nowoczesny system Softlab ERP do zarządzania produkcją, logistyką i sprzedażą oraz finansami i księgowością.
