SER Group, największy europejski dostawca oprogramowania, łączy korzyści systemów ECM i BPM w jedną platformę w celu zapewnienia zgodności i bezpieczeństwa informacji oraz możliwości współpracy członkom projektów. Doxis4 iRoom to centralna platforma łącząca uczestników danego projektu, zapewniająca dostęp do ogólnofirmowych danych i treści. Zadania i procesy są w niej integrowane oraz bazują na przypisaniu do poszczególnych osób i treści.

 

Obecnie zmieniają się wymagania dotyczące współpracy i komunikacji w firmach. Często osoby, które pracują nad wspólnym projektem pochodzą z różnych działów, znajdują się w różnych miejscach i strefach czasowych. Wiele projektów nie ogranicza się tylko do współpracy stałych pracowników, ale wymaga komunikacji z firmami zewnętrznymi lub freelancerami. Dlatego też dostęp do najświeższych informacji oraz statusu poszczególnych procesów są tak ważne dla wszystkich uczestników projektu. Znalezienie narzędzia, które z jednej strony zaspokoi wymagania użytkowników, a z drugiej pozwoli działowi IT mieć kontrolę nad treściami, jest jednym z wyzwań stojących przed międzynarodowymi organizacjami.

Doxis4 iRoom zapewnia przyjazne użytkownikowi zarządzanie projektami w bezpiecznym środowisku – wirtualnym pokoju danych (Virtual Data Room). Uczestnicy projektu, nawet zewnętrzni tacy jak partnerzy, dostawcy czy klienci, mogą zarządzać informacjami, danymi oraz zadaniami w kontrolowanych warunkach, niezależnie od strefy czasowej czy miejsca” mówi Marcin Somla, Dyrektor SER w Polsce. „Doxis4 iRoom jest odpowiedzią na wyzwania, przed którymi stoją nowoczesne fi0rmy. Organizacja może tworzyć m.in. specjalne „bezpieczne pokoje”, w których ustalane są warunki przejęć i akwizycji lub opracowywane szczegóły międzynarodowych projektów budowlanych. W momencie, gdy dana organizacja korzysta z Doxis4 iRoom, dział IT ma kontrolę nad danym procesem oraz może przeglądać wszystkie kroki w danym projekcie tj. kto miał dostęp do danego pliku czy jakie zmiany zostały wprowadzone.

Najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz zarządzanie dostępem wewnętrznych i zewnętrznych uczestników procesu

Doxis4 iRoom łączy możliwości ECM i BPM w jedno całościowe narzędzie do współpracy oraz staje się centralnym punktem dostępu do informacji. Zaawansowane zarządzanie dostępem oraz możliwości audytowe zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz elastyczność w dodawaniu kolejnych uczestników procesu lub zmianę ich roli. Osoby współpracujące są informowane mailowo o uzyskaniu dostępu do informacji w zależności od ich roli przy danym projekcie: mogą tylko przeglądać treści, edytować lub dzielić się z innymi bądź też mieć dostęp do wybranych informacji i procesów. Gdy praca projektowa się kończy, dostęp zostaje w prosty sposób zablokowany.

Sprawdzone informacje zawsze pod ręką

Członkowie zespołu wymagają dostępu do aktualnych treści i danych – szczególnie gdy pracują w wieloosobowych zespołach rozsianych po świecie, w których bezpośredni kontakt nie zawsze jest możliwy. Dlatego też Doxis4 iRoom posiada funkcje chata oraz wiki, które wspierają natychmiastową wymianę myśli, przejrzystą dla wszystkich uczestników procesu. „Notatki” umożliwiają członkom projektu dodawanie informacji zarówno do całości projektu, jak i poszczególnych plików lub kroków projektu oraz są dostępne dla całego zespołu.

Dodatkowe funkcje oraz integracja z innymi systemami

Doxis 4 iRoom zawiera także zestaw funkcji usprawniających doświadczenia użytkownika oraz produktywność zespołu projektowego. Automatyzacja oraz automatyczna klasyfikacja treści, mechanizmy inteligentnego wyszukiwania, narzędzia analityczne oraz raportowe wspierają wyciąganie wniosków oraz usprawniają całość pracy projektowej.

Jeżeli w danej firmie znajduje się już system ERP lub CRM, informacje z nich mogą być zintegrowane z Doxis4 iRoom. Członkowie zespołu nie muszą się wówczas przełączać pomiędzy systemami i mogą pracować z poziomu jednego kokpitu, gdzie znajdą potrzebne treści oraz przekrój poszczególnych kroków projektu.

Płynne przypisywanie zadań oraz zarządzanie procesami

Jeżeli chodzi o zarządzanie zadaniami, Doxis4 iRoom jest typowym silnikiem zarządzania BPM. Od określenia definicji zadania po monitorowanie terminów, użytkownik nie musi przełączać się pomiędzy aplikacjami. Zadania i procesy mogą być konfigurowane równolegle bądź liniowo z opcją dodatkowego zarządzania konkretną sytuacją, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Zintegrowany kalendarz pozwala na całościowy ogląd ważnych kroków, ważnych terminów, spotkań oraz działań dodatkowych. Funkcja przypomnienia, z kolei, ułatwia dotrzymywanie terminów.

Źródło: www.ser-solutions.pl