Śpiesz się powoli – Wybór właściwego systemu ERP

Wybór oprogramowania ERP jest jedną z najbardziej strategicznych decyzji dla średnich firm (mid-market) i jednym z istotniejszych dylematów dla ich kierownictwa. Czy mam wybrać system spełniający obecne wymagania, czy też potrzeby, jakie moja firma może mieć za 5 do 10 lat? Czy wybrać pełny system, czy zacząć od okrojonej wersji, oferującej mniej funkcji? Czy mam zadbać o pokrycie 100 procent moich potrzeb, czy tylko części z nich?

 

Czy wszystkie moje wymagania muszę pokryć jednym systemem ERP? Czy potrzebuję kompleksowego, w pełni funkcjonalnego systemu, którego implementacja potrwa 12-18 miesięcy, czy prostszego rozwiązania, oferującego mniej funkcji, które można zaimplementować w ciągu kilku tygodni? Jaki wybór zapewni mi najlepszy zwrot z inwestycji?

 

Pytania dotyczące tych kwestii można by mnożyć bez końca. Jednak zamiast tego, proponuję odwrócenie procesu myślowego i zamiast próby rozwiązania nowym systemem wszystkich istniejących problemów (co zwykle wymagałoby zastąpienia nim czegoś, z czego korzystano do tej pory) proponuję, aby zastanowić się nad tym jak poprawić coś, co już mamy. W przypadku oprogramowania ERP, poszukując najlepszych rozwiązań często ignorujemy te, które są tylko „trochę lepsze“.

O wartości systemu ERP decyduje jego integracja w firmie oraz dane, które gromadzone są podczas użytkowania. Więc dlaczego nie zacząć od nowoczesnego rozwiązania, zapewniającego dobrą integrację i pokrywającego 80-85 procent potrzeb funkcjonalnych? Wszyscy wiemy, że pokonanie "ostatniej mili" jest zawsze najbardziej kosztowne i z pewnością najbardziej problematyczne w kontekście zwrotu z inwestycji. A więc, czy warto poszukiwać ideału, gdy nawet 85 procent pozwoli wykonać ogromny krok ku poprawie wydajności? Na początek można zacząć od standardowego systemu. Pozwoli to bardzo znacząco zmniejszyć koszt (trzy do pięciu razy) i skrócić czas implementacji (do 10 razy - do wykonania w ciągu kilku tygodni). Prawidłowo zintegrowany system pozwoli od razu usprawnić Państwa procesy, poprawić współpracę różnych działów firmy, zmniejszyć koszty operacyjne i co najważniejsze pomóc w zrozumieniu tego, co tak naprawdę będzie Państwu potrzebne w kolejnym kroku.

Zachęcam do zapoznania się z wynikami naszego klienta – firmy Omega Refrigeration. Wybrał on wersję standardową. W przypadku tego systemu ERP możliwe było skrócenie czasu wdrożenia do 44 dni, jak również dostrzeżenie pierwszych korzyści z jego wprowadzenia już po kilku tygodniach po implementacji. Wkrótce po wdrożeniu, spółka Omega Refrigeration mogła przystąpić do planowania rozbudowy systemu!

Jednym z największych błędów, jakie często widzimy, są próby odtworzenia istniejących procesów biznesowych w nowym systemie. Wymaga to znaczących zmian w systemie ERP i dopasowania do potrzeb klienta. Oprócz tego, że jest to utrudnieniem w przypadku przyszłych aktualizacji, to również wypływa na zmianę sposobu działania rozwiązania i uniemożliwia korzystanie ze sprawdzonych praktyk, które były podstawą, na której oparto rozwój procesów wbudowanych w system. Możliwe jest też dramatyczne pogorszenie wydajności oraz utrudnienie możliwości wykorzystywania przyszłych rozwiązań wprowadzanych do systemu.

Wdrożenie nowego systemu ERP daje zatem dobrą okazję do przemyślenia stosowanych procesów. Każdy lubi myśleć o sobie, że jest wyjątkowy i że różni się od innych. Jednak bycie odmiennym, nie oznacza bycia zupełnie wyjątkowym. Proszę zastanowić się i spróbować uczciwie zdefiniować to, co sprawia, że Państwa firma jest lepsza i bardziej konkurencyjna od rywali (bo w końcu, tak naprawdę, o to chodzi). Prawdopodobnie analiza ta wskaże dwa, a może trzy prawdziwie odmienne procesy. Różnice te będą dotyczyć co najwyżej 5 procent Państwa systemu, a nie 50 procent!

Pod koniec kwietnia bieżącego roku miałem okazję odwiedzić stajnię Formuły 1 „Marussia F1 Team”(jednego z naszych klientów) w miejscowości Banbury, w Anglii, gdzie odbyłem rozmowę z Panem Kevinem Lee, Dyrektorem Operacyjnym firmy. Użył on zwrotu, z którego sam często korzystam: „spiesz się powoli". Jest to zasada, którą stosuje do wszystkiego, co robi, aby poprawić konkurencyjność swojego zespołu w Formule 1. Zastosował ją także podczas implementacji nowego systemu ERP, jak się okazało z powodzeniem – czas wdrożenia: osiem tygodni; liczba specyficznych dostosowań rozwiązujących potrzeby F1: 0.

Dlatego warto wybrać rozwiązania standardowe, a następnie po pewnym czasie ich eksploatacji (od 9 do 12 miesięcy) podjąć przemyślaną decyzję na temat tego, gdzie ukierunkować swoje inwestycje, aby wyróżnić się na rynku.

Następnie należy zadbać o to, aby z Państwa systemu ERP korzystało możliwie najwięcej osób. Oprogramowanie ERP nie jest domeną specjalistów - nie jest ono przeznaczone tylko dla księgowych i menadżerów. Z systemu tego powinien korzystać każdy, w taki czy inny sposób, w tym również Państwo. Dlaczego jest to tak ważne? System ERP będzie Państwa narzędziem decyzyjnym i w oparciu o zgromadzone w nim dane będziecie mogli Państwo generować raporty, sporządzać analizy, a nawet prowadzić symulacje.

Zadania te przyniosą wymierne korzyści, o ile baza danych będzie wiernie opisywać Państwa działalność. Aby to osiągnąć, należy zatroszczyć się o zaangażowanie w te procesy wszystkich - zarówno doświadczonych, jak i mniej „technicznych” pracowników. System można również otworzyć na osoby spoza organizacji, które również wniosą swój wkład w działalność Państwa firmy. Państwa klienci, partnerzy i dostawcy mogą niewątpliwie wzbogacić gromadzone przez Państwa dane, co pomoże w podejmowaniu lepszych decyzji.

Jak już wspomniałem, kluczem jest integracja. Integracja, to zachęcanie ludzi na różnych stanowiskach do współpracy. Tworzy ona nową dziedzinę wydajności - współpracę. Oprogramowanie ERP pomoże Państwu uporządkować społeczny charakter swojej działalności i wspierać lepsze, bardziej naturalne i zorganizowane metody współpracy, których rezultatem będzie większa wydajność, sprawniejsze rozwiązywanie problemów, jak również promowanie innowacyjności.

Podsumowując, warto „zacząć od postaw“, czyli od standardowego rozwiązania i szybko zacząć z niego korzystać (w ciągu kilku tygodni), aby zdobyć nowe, praktyczne doświadczenia, zachęcić do jego stosowania w całej firmie i poza nią oraz podjąć świadome decyzje odnośnie dodatkowych inwestycji, które zapewnią większą konkurencyjność Państwa firmie. Dlatego warto najpierw nauczyć się dobrze chodzić, aby potem zdobywać medale w sprincie.

Źródło: Blog Panorama Consulting

Autor: Christophe Letellier - dołączył do Sage w 2006 roku. W spółce zajmuje stanowisko Dyrektora Generalnego ds. Produktu Sage ERP X3. Odpowiedzialny jest za rozwój obecności Sage na globalnym rynku systemów ERP dla firm średniej wielkości. Pan Christophe rozpoczął karierę w IBM, gdzie początkowo zajmował różne stanowiska w sprzedaży, później pozycję Dyrektora Sektora Przemysłowego, a następnie Dyrektora Wydziału Oprogramowania na Europę Zachodnią. W latach 1997 - 2001 był również członkiem Komisji Wykonawczej IBM France. Odszedłszy od IBM, pracował dla PeopleSoft na stanowisku Wiceprezesa Grupy i Dyrektora Generalnego w Europie Południowej. Tuż przed przejściem do Sage, Christophe był Dyrektorem Generalnym na region EMEA w firmie Openwave Systems.