Dopasowany ERP w GRENE

GRENE Sp. z o.o. to jedna z największych firm z branży technicznego wyposażenia rolnictwa. Kilkadziesiąt punktów sprzedaży, liczna grupa przedstawicieli handlowych, tworzą największą sieć handlową na rynku technicznego zaopatrzenia rolnictwa w Polsce 

Kilka słów o historii GRENE
Chr. C. GRENE rozpoczął samodzielną działalność jako hurtownik artykułów dla branży rolnej w 1915 r. w Danii. 15 listopada 1993 roku, pracownicy Agromy Konin zdecydowali o prywatyzacji przedsiębiorstwa państwowego, to samo działo się z Agromą Bydgoszcz i Leszno. W 1996 roku powstało w Polsce GRENE Sp. z o.o. Już w 2000 roku powstał pierwszy market w Bydgoszczy, w 2001 powstały markety w Lesznie i Koninie. W 2003 roku GRENE rozpoczęło i zakończyło budowę magazynu centralnego, który zaopatruje w towar własną sieć sprzedaży, punkty partnerskie i dealerskie, a także rolników indywidualnych.
Wybór i wdrożenie systemu informatycznego
W 1996 roku, po połączeniu trzech Agrom, pojawiła się konieczność ujednolicenia systemów informatycznych. W sieciach sprzedaży istniały cztery różne programy komputerowe, pojawił się też problem roku 2000, na przejście którego systemy te nie były przygotowane. Wybór kompleksowego systemu na zlecenie GRENE przeprowadzała firma zewnętrzna. Zostały przeprowadzone badania rynku zagranicznych i polskich dostawców oprogramowania. Rozważano również możliwość wdrożenia oprogramowania istniejącego w firmie GRENE w Dani, ale napotkano problemy z przystosowaniem do polskich przepisów w obszarze rozwiązań kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych. Także procesy logistyczne firmy matki znacznie odbiegały od polskiej rzeczywistości – jeden magazyn centralny i brak sieci sklepów to podstawowe różnice. Poszukiwano więc systemu, który w jak największym stopniu spełnił by oczekiwania polskiego GRENE. Wybór padł na wrocławską spółkę TETA S.A.

Prace nad wdrożeniem rozpoczęły się od stworzenia projektu procesów biznesowych obejmujących między innymi procesy zakupu, sprzedaży, procesy związane z gospodarką magazynową, obszar finansowo-księgowy oraz środki trwałe. Następnie powstał projekt wdrożenia, dokument niezbędny do efektywnej realizacji całego procesu wdrożenia systemu.

Ostatnie miesiące 1999 roku były miesiącami pracy testowej, wymagały prowadzenia ewidencji jednocześnie w dwu systemach i porównywania wprowadzanych danych. W styczniu 2000 równolegle zostały uruchamione wszystkie systemy pakietu TETA 2000 – Personel, Finanse i Środki Trwałe oraz Logistyka. Podczas uruchomienia systemu pojawiło się wiele problemów związanych z przystosowaniem go do potrzeb GRENE oraz z jego wydajnością. Był to bardzo ciężki, a zarazem bardzo pracowity okres, w którym sprawdziła się sprawna współpraca między pracownikami GRENE i TETY, dzięki której starano się w jak najszybszym czasie eliminować wszystkie napotkane problemy.
Obsługa rozproszonej sieci sprzedaży
W sierpniu 2001 roku zakończono wdrożenie pełnej funkcjonalności systemu TETA 2000 w centrali firmy. Był to czas, w którym GRENE zaczęło poszukiwać rozwiązania informatycznego, integrującego rozległą sieć sprzedaży z systemem TETA 2000. Po wielu analizach i konsultacjach wybór padł na rozwiązanie TETA_OPTIMUM. Rozpoczęcie wdrożenia i integracji tego systemu rozpoczęto w czerwcu a zakończono w grudniu 2001 roku. Było to dla GRENE ogromne wyzwanie, ale dzięki dobrej współpracy z wdrożeniowcami TETY udało się zakończyć projekt w zaledwie 6 miesięcy.

W ramach pakietu TETA Optimum zintegrowano system Oracle TETA 2000 i TETA_C w kilkudziesięciu sklepach GRENE. Umożliwiło to zbudowanie rozwiązania zapewniającego wysoką funkcjonalność i wydajność pracy przy niskich kosztach infrastruktury technicznej, braku konieczności dzierżawy łączy i ogólnie niewielkich wymaganiach sprzętowych. System TETA 2000 na bazie danych Oracle funkcjonuje w centrali przedsiębiorstwa, gdzie niezbędna jest duża wydajność przetwarzania danych, a w oddziałach terenowych pracują systemy TETA_C, które zapewniają odpowiednią funkcjonalność przy niewielkich wymaganiach sprzętowych. Wymiana informacji między bazami danych dobywa się przy pomocy specjalnie zaprojektowanego na te potrzeby systemu wysyłającego zaszyfrowane dane za pośrednictwem Internetu. Z systemów sklepowych do systemu centralnego są przesyłane wszystkie dokumenty związane ze sprzedażą i przesunięciami towarów, a w przeciwną stronę informacje o zapłatach za te dokumenty.

W GRENE zautomatyzowana została logistyka, a w szczególności proces zamawiania towarów - zamówienia wystawiane w sklepach w TETA_C są wysyłane do systemu TETA 2000 gdzie tworzone jest na ich podstawie zapotrzebowanie. Na podstawie tego dokumentu generowane są dokumenty MM, które trafiają do realizacji w odpowiednich obszarach magazynu centralnego. Sklep otrzymuje zwrotną informację na temat stopnia realizacji swego zamówienia. Synchronizacja danych wprowadzanych między systemami TETA_2000 a systemem TETA_C następuje średnio co 20 minut, co jest najbardziej optymalnym dla GRENE czasem. Dzięki takiemu rozwiązaniu udało się w GRENE wyeliminować wielokrotne wprowadzanie tych samych dokumentów w różnych miejscach i systemach co znacznie usprawniło prace wszystkim działom firmy. W ten sposób obsługiwana jest dziś sprzedaż w 55 sklepach, a docelowo będzie ich ponad 100. Wdrożone rozwiązanie umożliwia bezproblemową wymianę ogromnej ilości danych. Dla przykładu tylko w lutym 2004 – wystawiono 27270 rachunków fiskalnych i ponad 7000 faktur sprzedaży. Średnio na jednym dokumencie było po 10 pozycji, a z magazynu centralnego wyszło ponad 30 tysięcy linii zamówień.
Dopasowanie do potrzeb – moduł wysokiego składowania
Pracownicy w Agromach dotychczas pracujący na systemach DOS-owych, po wdrożeniu systemu TETA 2000 zyskali znacznie większe możliwości niż dotychczas. Stopniowo, w miarę edukacji i poznawania tajników systemu coraz więcej ze standardowych funkcjonalności systemu było wykorzystywanych. Rosły też potrzeby użytkowników – było to bodźcem do zamawiania kolejnych modyfikacji i wdrażania coraz to nowych funkcjonalności systemu TETA 2000. System był więc na bieżąco dostosowywany do potrzeb GRENE, podpisywano coraz to nowe umowy dotyczące rozbudowy funkcjonalnej oprogramowania. Ostatnio specjalnie na zamówienie GRENE powstał moduł wysokiego składowania, komponent aplikacji TETA Logistyka.

W module TETA_SKŁADOWANIE, każdej lokalizacji magazynowej można przypisać jej wymiary, nośność i symbole indeksów, które wolno w niej przechowywać. Optymalne rozlokowanie towarów ułatwia klasyfikacja lokalizacji i rotacji indeksów metodą ABC. Wszystkie algorytmy umieszczania i pobierania towaru mogą być definiowane pod specyficzne potrzeby klienta.

Każdorazowo po przyjęciu dostawy specjalne algorytmy aplikacji podpowiadają, gdzie mają zostać umieszczone otrzymane towary. Algorytmy te opierają się na cechach lokalizacji, ilości wolnego miejsca, położeniu takich samych indeksów z poprzednich dostaw, a także klasach dostępności miejsc. Dostępna jest również opcja przypisania określonych materiałów do wybranych lokalizacji. Na podstawie zadanych parametrów system może sprawdzać czy waga towarów w danej lokalizacji nie przekracza określonych granic nośności regałów.

Podczas wydawania towarów system podpowiada, skąd użytkownik powinien pobrać indeksy, a także do którego obszaru kompletacji ma je dostarczyć. Jeśli dany indeks znajduje się w różnych lokalizacjach, o wyborze może zdecydować kolejka (FIFO, LIFO, itp.), klasa dostępności lub inne przesłanki.

Zorganizowane hierarchicznie magazyny są podzielone na obszary przeznaczone do obsługi konkretnych zadań takich jak przyjęcie, składowanie, wydanie, zwroty oraz kompletacje. Każdy z obszarów magazynowych posiada zdefiniowane miejsca, dzięki którym przechowywane są informacje co do dokładnego położenia towaru w magazynie.
Co zyskała firma GRENE dzięki wdrożeniu TETA 2000?
"Nowoczesny system jest niewątpliwym wsparciem dla wzrostu firmy. Wdrożenie systemu TETA 2000 pozwoliło ujednolicić procedury w całym przedsiębiorstwie. Wyeliminowaliśmy kilkukrotne wprowadzanie dokumentów do ewidencji, w kilku miejscach systemu, co bezpośrednio przyczyniło się do znacznej obniżki kosztów działania firmy. Mamy w tej chwili możliwość elastycznego zarządzania pełnym procesem logistycznym od zakupu poprzez magazynowanie i sprzedaż, a także optymalizacji zapasu znajdującego się w wielu lokalizacjach naszej firmy. Istotna jest również pełna kontrola zobowiązań i należności, którą zyskaliśmy dzięki rozbudowanemu modułowi windykacji oraz dzięki możliwość pełnej kontroli kredytów kupieckich. To wszystko pozwoliło na znaczne zwiększenie bezpieczeństwa firmy związane z płynnością finansową." – podsumowuje wdrożenie Tomasz Ławniczak.

Źródło: TETA SA

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top