Kompleksowe wdrożenie system ERP
SAP w  Pfeifer & Langen Polska

Pfeifer & Langen jest jednym z wiodących producentów cukru  w Europie, z centralą zlokalizowaną w Kolonii w Niemczech.  Pfeifer & Langen w Polsce obecny jest od 1995 roku, inwestując setki milionów złotych w restrukturyzację przejętych cukrowni. Firma jest trzecim co do wielkości produkcji producentem cukru w kraju. Pfeifer & Langen oferuje najszerszy w Polsce asortyment wyrobów dla gospodarstw domowych, pod marką Diamant oraz produkty dla przemysłu.

Od lat Pfeifer & Langen zmienia oblicze branży cukrowniczej w Polsce poprzez realizację konsekwentnego planu inwestycyjnego i liczne innowacje. Zmiany, w tym także wdrożenie i rozwój systemu SAP, mają tak naprawdę jeden cel: lepszą obsługę klienta.

Milionowe inwestycje

Pfeifer & Langen zdecydował się rozpocząć niezbędny program zmian i inwestycji w Polsce, którego celem było sprostanie rosnącym wymaganiom rynku i zbudowanie wiodącej pozycji firmy w krajowej branży cukrowniczej. W ciągu 10 lat Pfeifer & Langen zainwestował w unowocześnienie polskich zakładów ponad 450 milionów złotych.

Zmiany były wprowadzane w kilku strategicznych kierunkach:
  • partnerskie relacje z klientami – dla sektora gospodarstw domowych –  poprzez rozwój asortymentu cukrowego, wprowadzanie nowych innowacyjnych produktów, budowa lojalności Klientów do marki Diamant; oraz dla sektora odbiorców przemysłowych – poprzez produkcję cukru wysokiej jakości i dalszy rozwój nowych produktów
  • bezpieczeństwo produktów – modernizacja procesów technologicznych w cukrowniach; doskonalenie systemów sterowania i kontroli produkcji; uruchomienie laboratoriów do oceny surowca i produktów; pełna identyfikacja partii wytwarzanych produktów; inwestycje w system obiegu i oczyszczania wody; wprowadzenie standardów IFS i HACCP oraz norm ISO odpowiedzialność za otoczenie – współpraca z plantatorami (program stałego doradztwa w zakresie uprawy, kontraktacja na bezpiecznych warunkach, lepsza organizacja dostaw buraków)
  • dbałość o pracowników, w tym także pracowników jednostek przeznaczonych do zamknięcia (program odpraw, organizacja kursów zawodowych)
  • efektywność i optymalizacja kosztów – specjalizacja zakładów – centralizacja produkcji oraz obsługi logistycznej; doskonalenie organizacji magazynowania i dystrybucji; optymalizacja procesów biznesowych; konsolidacja podmiotów; analizy rynku i efektywności procesów wewnętrznych; wdrażanie nowoczesnych systemów informatycznych, w tym przede wszystkim SAP

Silos – najbezpieczniejsze miejsce magazynowania cukru

Największą w ostatnich latach inwestycją Pfeifer & Langen jest otwarte w 2005 r. w Cukrowni Środa nowoczesne centrum magazynowo-logistyczne.
Istotnym elementem Cukrowni jest silos sięgający 70 metrów, o pojemności 65 000 ton cukru, z nowoczesnymi urządzeniami do składowania i transportu cukru. To jedna najnowocześniejszych tego rodzaju konstrukcja w Europie.
Sercem inwestycji jest pakownia z komputerowo sterowanymi liniami do pakowania produktów dla gospodarstw domowych.
Cukrownia Środa pełni rolę głównego centrum logistycznego dla zakładów Pfeifer & Langen w Polsce. Koncentracja logistyki w tym nowoczesnym zakładzie pozwala doskonalić dystrybucję produktów i obsługę odbiorców firmy.

Pfeifer & Langen dziś

Obecnie, w wyniku restrukturyzacji i konsolidacji, Pfeifer & Langen w Polsce to dwa podmioty prawne z siedzibą w Poznaniu: spółka produkcyjna Pfeifer & Langen Polska oraz spółka dystrybucyjna Pfeifer & Langen Marketing zajmująca się sprzedażą, marketingiem, logistyką.

Funkcjonowanie dwóch spółek jest zgodne ze strategią Pfeifer & Langen, która zakłada obsługę działalności sprzedażowej i marketingowej w ramach osobnego podmiotu.

Pozwala to na sprawniejsze planowanie sprzedaży i logistyki, a z drugiej strony, optymalizację zakupów i kontraktacji surowca oraz rozbudowy potencjału produkcyjnego – słowem, na bardziej efektywne zarządzanie na poziomie całej grupy.

Z rytmem zmian

Prowadzenie biznesu i realizacja strategii wymaga narzędzi – w tym systemu informatycznego. Ostatnie kilka lat w Pfeifer & Langen Polska pokazuje, jak ścisły jest związek sfery biznesu i informatyki. Nie było ważnej zmiany w organizacji firmy, która nie pociągnęłaby za sobą projektu IT, zaś uruchamianie kolejnych rozwiązań informatycznych wspomagało wprowadzanie zmian w życie.

Kompleksowa informatyzacja Grupy Pfeifer & Langen w Polsce, w tym rozwój najważniejszego systemu w firmie czyli SAP, przebiegały i przebiegają więc zgodnie z rytmem zmian w biznesie i wdrażaniem kolejnych etapów opisanej wyżej strategii.
Wybór strategii wdrożenia

SAP jest standardem systemu ERP w Grupie Pfeifer & Langen w Europie. Centrala jednak nie narzuca strategii wdrożenia SAP w danym kraju. W przypadku Pfeifer & Langen Polska otwarta była kwestia, jakie obszary SAP i w jakich spółkach, w jakiej kolejności będą uruchamiane, a także – w jakim stopniu wykorzysta korporacyjne wzorce rozwiązań SAP, wypracowane w poprzednich wdrożeniach w Grupie Pfeifer & Langen.

W I kwartale 2001 roku zarząd Pfeifer & Langen Polska podjął decyzję o rozpoczęciu wdrożenia SAP. Ponieważ w tym czasie firma w Polsce była jeszcze przed największymi przekształceniami, podjęto decyzję o etapowej strategii wdrażania SAP, bez oparcia się na standardach korporacyjnych SAP. Celem pierwszego projektu było wypracowanie modelowego rozwiązania biznesowo-informatycznego, obejmującego podstawowy zakres funkcjonalny SAP, który w dalszych etapach będzie powielany na kolejne spółki w Polsce.

Punkt wyjścia do dalszego rozwoju

W marcu 2001 r. zarząd powierzył realizację prac wdrożeniowych BCC, kierując się doświadczeniem i referencjami firmy z podobnych projektów – kompleksowych wdrożeń SAP, również w sektorze spożywczym.

Wynikiem rozpoczętych w kwietniu 2001 r. prac wdrożeniowych był pomyślny start produktywny systemu SAP w styczniu 2002 r., w obszarach najistotniejszych z punktu widzenia współpracy z klientami: sprzedaż i dystrybucja (SD), gospodarka materiałowa i zaopatrzenie (MM), rachunkowość finansowa (FI), kontroling (CO) oraz księgowość majątku trwałego (FI-AA).

Wdrożone funkcjonalności pozwoliły m.in. ujednolicić indeksy materiałowe i produktowe w poszczególnych spółkach, wprowadzić kontrolę dostępności produktów, co pozwoliło na łatwy wybór cukrowni, z której realizowana będzie wysyłka do klienta – na podstawie bieżących stanów magazynowych.

Uruchomiony system zapewnił również dostęp do statystyk sprzedażowych, a także statystyk związanych z zarządzaniem urzędowymi limitami cukru – na wprowadzanie limitów i kontrolę ich wykorzystania.

Efektem tego projektu było rozwiązanie stanowiące punkt wyjścia do dalszych planowanych zmian i projektów SAP w latach 2002-2006. Najważniejsze z nich to opisane niżej:
  • przeniesienie (roll-outy) rozwiązania do kolejnych podmiotów;
  • projekt mySAP HR;
  • wdrożenia rozwiązań elektronicznej wymiany danych (EDI);
  • wdrożenie zaawansowanej gospodarki magazynowej (WM) w SAP.

Pfeifer & Langen Polska S.A.

Udział w projektach SAP, transfer wiedzy z BCC – pozwoliły zbudować w Pfeifer & Langen zespół ludzi łączących szerokie kompetencje biznesowe z dogłębną znajomością SAP.

To pozwala samodzielnie utrzymywać i rozwijać system. W codziennej pracy z systemem, po kilku latach od pierwszego wdrożenia w Pfeifer & Langen Polska, wsparcie BCC jest potrzebne jedynie przy rozwiązywaniu bardziej zaawansowanych zagadnień.

Od 2006 r. Pfeifer & Langen korzysta też z usługi serwisu aplikacyjnego SAP w centrum outsourcingowym BCC. Konsultanci BCC zdalnie wspierają kluczowych użytkowników systemu, pełniących w Pfeifer & Langen rolę wewnętrznego help desku.

Roll-outy i fuzje

Z punktu widzenia strategii Pfeifer & Langen w Polsce, projekty związane z roll-outami SAP na kolejne podmioty miały duże znaczenie. Po pierwsze, wiązały się z przeniesieniem dobrych praktyk biznesowych, ujętych w modelu SAP wypracowanym z pierwszego projektu. Po drugie, ujednolicenie procesów, indeksów, sposobów raportowania itd. umożliwiało rzeczywistą integrację włączanych zakładów w jeden efektywny organizm.

Struktura jednostek, objętych systemem SAP, ulegała zmianom prawnym i organizacyjnym, zgodnie ze strategią przekształceń grupy kapitałowej. Jej kluczowym efektem jest koncentracja produkcji cukru w wybranych zakładach, co pozwala na oszczędność kosztów, łatwiejszą kontrolę jakości.

Warto wspomnieć, że aktywny udział pracowników Pfeifer & Langen w pracach wdrożeniowych oraz transfer wiedzy z BCC sprawiły, że kolejne roll-outy i fuzje w SAP były prowadzone coraz bardziej samodzielnie, z mocno malejącym udziałem konsultantów BCC.

Buraki w systemie

Z punktu widzenia specyfiki branżowej, interesująca jest uruchomiona w Pfeifer & Langen aplikacja informatyczna, wspierająca jakże ważne dla firmy relacje z rolnikami – plantatorami buraka cukrowego. Zdecydowano tu wykorzystać rozwiązanie sprawdzone w Pfeifer & Langen w Niemczech.

Zintegrowana z systemem SAP aplikacja wspomaga złożony proces kontraktacji z ponad 10 000 plantatorów. Jesienią kontrakty są wprowadzane do systemu. Następnego roku, podczas kampanii cukrowniczej system waży dostarczane do cukrowni transporty buraków i porównuje z ilościami zakontraktowanymi dla danego dostawcy.

W dalszym etapie w oparciu o dane z SAP rolnicy otrzymują świadczenia zgodnie z warunkami kontraktu: dokument rozliczenia, wynagrodzenie, oraz przedłużenie kontraktu na kolejny rok.

Dla kapitału ludzkiego

W ostatnich miesiącach 2004 r. Pfeifer & Langen z BCC zrealizował projekt wdrożenia rozwiązań mySAP HR dla wszystkich jednostek w Polsce. Celem projektu było umożliwienie prowadzenia efektywnej i jednolitej polityki zarządzania kapitałem ludzkim w całej grupie.

Wdrożono SAP w zakresie administracji kadrami, zarządzania strukturą organizacyjną, oraz rozliczania listy płac, jednak z punktu widzenia menedżerów i pracowników szczególnie wiele wniosło uruchomienie funkcjonalności zarządzania czasem pracy.

W mySAP HR odzwierciedlone są wszystkie uregulowania dotyczące czasu pracy: kodeks pracy, regulaminy wewnętrzne. Przyjęte rozwiązania praktycznie uniemożliwiają rejestrację czasu pracy niezgodnego z przepisami.

Przed wdrożeniem mySAP HR konieczność kontrolowania rytmu pracy podwładnych pod kątem zgodności z przepisami była czasochłonnym obowiązkiem dla np. kierowników zmiany. Automatyzacja przetwarzania tych danych sprawiła, że menedżerowie produkcyjni są odciążeni z najbardziej żmudnych czynności. Przekłada się to na efektywność organizacji pracy.

W systemie uwzględniono również regulacje zawarte w układach zbiorowych, przyjętych podczas prywatyzacji cukrowni Pfeifer & Langen.

Dla lepszej obsługi klienta

Przedsięwzięciami, które wiele wniosły do usprawnienia współpracy z ważnymi klientami Pfeifer & Langen, a także do lepszej organizacji wewnątrz firmy, były projekty wdrożenia rozwiązań EDI (elektronicznej wymiany danych).

Dla Pfeifer & Langen Polska sieci handlowe są ważnym, ale także wymagającym partnerem. Sieci oczekują wysokich standardów - nie tylko co do gamy asortymentowej, jakości towarów czy terminowości dostaw.

Obecnie normą jest, że duzi odbiorcy oczekują od swoich dostawców, by najważniejsze dokumenty (m.in. zamówienia, potwierdzenia dostaw, faktury) były przesyłane między partnerami drogą elektroniczną.

Pierwsze projekty EDI w Pfeifer & Langen zostały zrealizowane przez BCC już w 2002 r., a następne wiązały się z uruchomieniem EDI dla kolejnych sieci i kolejnych rodzajów dokumentów. Obecnie Pfeifer & Langen korzysta z EDI we współpracy ze wszystkimi liczącymi się sieciami handlowymi w Polsce.

Działa to tak: do działu handlowego firmy trafia elektroniczny dokument, zawierający takie informacje jak rodzaj i ilość zamawianych towarów, ceny, termin dostawy. Pracownik działu handlowego tylko zatwierdza zamówienie do realizacji – w tym momencie wszystkie potrzebne dane automatycznie są „zasysane” do systemu SAP Pfeifer & Langen jako tzw. zlecenie sprzedaży.

Przyjęcie zamówienia odbywa się znacznie szybciej, co ma wpływ na skrócenie czasu realizacji procesu. Nie trzeba już tracić czasu na „przeklepywanie” danych z faxu czy maila do systemu SAP – w zamian za to pracownicy mogą bardziej skoncentrować się na dbałości o logistyczną stronę obsługi klienta, lub na nawiązywaniu relacji z nowymi odbiorcami.

Dane z zamówienia są już zapisane w systemie SAP Pfeifer & Langen, faktura jest wystawiana na postawie danych z zamówienia – nie zawiera więc żadnych błędów i szybko dociera do księgowości odbiorcy sieciowego.

Zatem elektroniczna komunikacja daje wiele korzyści, w tym: przyspieszenie obiegu informacji, ograniczenie ręcznej pracy, redukcja możliwości błędów w obsłudze klienta – czyli lepsza obsługa klienta, a z punktu widzenia Pfeifer & Langen – również przyspieszenie spływu należności.

Nowoczesne standardy obiegu dokumentów

EDI wspiera również komunikację między spółkami produkcyjnymi a dystrybucyjną, tzw. intercompany. Prawdziwy przełom w tej dziedzinie przyniosło wdrożenie e-faktur w systemie SAP latem 2006 r. Drogę do tej innowacji otworzyły przepisy, pozwalające na całkowite zastąpienie dokumentu papierowego faktury przez dokument elektroniczny.

W ciągu roku spółka Pfeifer & Langen Polska SA, skupiająca zakłady produkcyjne, wystawia ponad 10 000 faktur związanych z realizacją zamówień na produkcję cukru. Odbiorcą tej ogromnej ilości dokumentów jest firma Pfeifer & Langen Marketing. Faktury nie mogą być księgowane automatyczne – przechodzą manualny proces weryfikacji i akceptacji.

W najbardziej gorących miesiącach liczba weryfikowanych faktur przekracza 3 000. Przy tej ilości nieuchronnie pojawiają się problemy z obiegiem papierowych dokumentów, z terminową akceptacją rozliczeń, ewentualnymi korektami, wreszcie z archiwizacją takiej masy papieru.

Zrealizowany przez BCC projekt polegał na odwzorowaniu w systemie SAP całego procesu. Od lipca 2006 r. w Pfeifer & Langen nie ma już konieczności drukowania i przechowywania papierowych faktur i ich korekt, a każdy dokument w razie konieczności dostępny jest on-line w specjalnej przeglądarce faktur elektronicznych. Dla firmy oznacza to sprawniejszy obieg dokumentów i redukcję kosztów biurowych (kilkanaście tysięcy papierów rocznie mniej do zarchiwizowania!).

Skala projektu e-faktur i osiągnięty efekt pozwalają uznać ten projekt za niezwykle innowacyjny.

Centralizacja logistyki

Wyjątkowe znaczenie, jeśli chodzi o rolę w podnoszeniu standardów współpracy z klientami ma dla Pfeifer & Langen wdrożenie zaawansowanych rozwiązań SAP WM (gospodarki magazynowej). Prowadzony przez BCC projekt został zakończony wiosną 2006 r.

Dlaczego gospodarka magazynowa jest tak ważna i jakie znaczenie dla klientów Pfeifer & Langen ma sposób jej prowadzenia?

Wdrożenie SAP WM jest konsekwencją strategii usprawniania procesów logistycznych na linii Odbiorca - Producent. Cukrownia Środa pełni rolę centrum logistycznego dla klientów sieciowych i hurtowni.

W Cukrowni Środa produkuje się dziesiątki indeksów materiałowych. Cały asortyment cukrowy przechowywany jest w magazynach regałowych. W Cukrowni Środa odbywa się proces związany z komisjonowaniem oraz kompletacją palet do wysyłki.

SAP WM wszechstronnie wspiera procesy przyjęcia na magazyn z produkcji, magazynowania i przekazania do dystrybucji. Każda wyprodukowana bądź skomisjonowana paleta posiada etykietę logistyczną – pozwalającą na pełną identyfikację partii produktu. Obecnie jest to istotny element stanowiący o konkurencyjności Pfeifer & Langen na rynku.

Taka centralizacja logistyki, realizacja i kontrola dostaw różnych asortymentów z jednego miejsca, pozwoliła Pfeifer & Langen dokonać dużego skoku naprzód w obsłudze klienta.

Z punktu widzenia obsługi klientów Pfeifer & Langen łączy się to m.in. z:
  • sprawniejszą, bardziej bezbłędną i szybszą realizacją zamówień (system na każdym etapie procesu śledzi, w jakim miejscu procesu logistycznego jest dane zamówienie z danymi – dla jakiego klienta, ile czego i w jakich opakowaniach, na jakich paletach, z jakim terminem dostawy itd. – od produkcji przez pakowanie/kompletację po wysyłkę)
  • lepszą jakością produktów (śledzenie partii pozwala w razie reklamacji szybko zidentyfikować źródła błędu – wadliwe partie surowca czy opakowanie niezgodne ze standardami)

Wszystko to jest możliwe dzięki ścisłej, obustronnej integracji SAP WM z aplikacją BSS, sterującą pracą urządzeń produkcyjnych.

Informacje ze zleceń produkcyjnych, tworzonych w SAP w odpowiedzi na zamówienia klientów, trafiają do BSS. BSS potwierdza realizację zleceń do SAP. We wszystkich maszynach pakujących cukier zastosowano elektroniczne wagi oraz detektory metali.

Po skompletowaniu danego zamówienia (przykładowo: 20 000 kg cukru w opakowaniach 1000 g Diamant, paletowane po 1000 szt. na palecie EURO; ponadto 500 kg cukru żelującego Diamant w displayu po 12 sztuk oraz 200 kg cukru pudru w displayu po 10 sztuk) na paletach przyklejane są kody kreskowe, identyfikujące zamówienie.

System na bieżąco śledzi partie i palety schodzące z produkcji. Po kilku minutach od przyjęcia do magazynu produkcyjnego, w SAP jest dostępna informacja, że zamówienie jest gotowe do wysyłki.

Handlowiec odpowiedzialny za współpracę z siecią handlową może sprawdzić w każdej chwili, jakie zamówienia są już gotowe.

Nieprzeciętne rozwiązania

Wiele funkcjonalności SAP WM w zakładach Pfeifer & Langen znacznie wykracza poza standard zazwyczaj uruchamiany w takich projektach.

Za ciekawostkę, jednak mającą duże znaczenie dla sprawności procesu logistycznego, może służyć integracja SAP z systemem wagowym, ważącym ciężarówki transportujące cukier do i z centrum logistycznego. Automatyczne porównanie wag eliminuje ryzyko pomyłek.

Dla sprawności realizacji zamówień ważne jest wdrożenie pełnego systemu transportowego w SAP dla dostaw dla klientów. W referencji do zamówienia tworzone jest zlecenie transportowe. Jego kopię kierowca okazuje na bramie wjazdowej. Dzięki temu magazynierzy od razu wiedzą, jakie zamówienie i dla kogo należy przygotować do załadunku, a system podpowie im, w jakim miejscu magazynu znajdują się gotowe wyroby.

Dodatkowo, w zakładzie w Środzie został wprowadzony w SAP system usprawniający zarządzanie rampami załadunkowymi.

Po przygotowaniu wyrobów transport w systemie przypisywany jest do jednego z kilku punktów rampowych. Przy załadunku z rampy na samochód następuje kontrola kodów kreskowych na paletach przez skanery, sprawdzające zgodność palet z danymi z zamówienia. System kontroluje, czy wszystko z danego zamówienia zostało już załadowane. Wysłany towar schodzi on line ze stanu magazynu w systemie SAP.

Rozwiązanie to pozwoliło ograniczyć praktycznie do zera możliwość pomyłki przy kompletacji zamówień. Klient dostaje na czas dokładnie to, co zamówił.

Analizy z hurtowni danych

W 2006 r. Pfeifer & Langen rozpoczął uruchamianie rozwiązań raportowych opartych na hurtowni danych SAP BW. Raporty SAP BW obejmują m.in. analizę efektywności procesów wewnętrznych Pfeifer & Langen w Polsce, oraz analizy rynku.

Wdrożenie wykorzystuje standardy korporacyjne grupy Pfeifer & Langen, co pozwala na raportowanie jednolite z zasadami w całej grupie Pfeifer & Langen.

Jeszcze dokładniej

Do 2006 r. systemem SAP nie objęto planowania produkcji w cukrowniach Pfeifer & Langen. Była to świadoma decyzja, wynikająca z oceny specyfiki firmy – m.in. prostoty wytwarzania głównego wyrobu firmy – „zwykłego” cukru, produkowanego w modelu produkcji procesowej na magazyn.

Rosnącą część asortymentu, wytwarzanego i/lub kompletowanego w cukrowni w Środzie, stanowią takie produkty jak cukier żelujący, cukier puder. Z punktu widzenia organizacji procesu logistycznego, to produkcja bliższa produkcji dyskretnej niż procesowej. Stąd w zakładzie w Środzie zaistniała potrzeba silniejszego wsparcia procesu produkcyjnego przez system informatyczny.

Wdrażane obecnie (lato 2006 r.) przez BCC rozwiązania SAP w zakresie PP (planowania produkcji), pozwolą m.in. na szczegółowe śledzenie składników użytych do produkcji poszczególnych partii, lepszą kontrolę rentowności, planowanie produkcji z jeszcze większą dokładnością niż dotychczas.

Źródło: BCC Sp. z o.o.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top