Zarządzanie informacją – jak efektywnie kierować przepływem informacji w firmie?

Współczesna literatura dotycząca przedsiębiorstw przekonuje, że informacja jest podstawą funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Zapotrzebowanie na informacje jest dziś bardzo duże. Mnogość i ogólnodostępność źródeł pozyskiwania danych wzrasta wraz z postępem technologii, a razem z nim tzw. szum informacyjny, czyli niewyselekcjonowany zbiór informacji.

{MosModule module=WhitePapers_Dzial}

Dynamicznie zmieniające się otoczenie, w którym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo wymusza na nim równie dynamiczną adaptację. Szybkie podejmowanie właściwych decyzji, które ułatwią firmie dostosowywanie się do zaistniałych sytuacji, może okazać się czynnikiem wyróżniającym na tle konkurencji. Decyzje te wymagają odpowiedniego odbioru, selekcji oraz analizy pozyskanych informacji - tak, aby mogły one stać się użyteczną wiedzą. Wymaga to określenia zakresów decyzyjności każdej komórki organizacyjnej oraz wymiany pozyskanej wiedzy między pracownikami.

W przeszłości w wielu firmach dominowało przekonanie, że wszystkie istotne informacje powinny być przypisywane wąskiej grupie ludzi, pracujących najczęściej na stanowiskach kierowniczych. Zaangażowanie pracowników niższych szczebli było przez to niewielkie, a wprowadzanie zmian organizacyjnych wiązało się wielokrotnie z długotrwałym ich przekonywaniem do słuszności danego rozwiązania. Obecnie, powszechnym jest przekonanie o tym, aby w przedsiębiorstwie odpowiednio rozłożyć inwentarz wiedzy na pracowników, dając im tym samym szerszy zakres decyzyjności.

Zauważono także, że wymiana informacji pomiędzy różnymi działami w firmie może w znaczącym stopniu podnieść poziom świadomej motywacji pracowników do dążenia do osiągnięcia celów firmy. Oczywiście wymaga to od firmy systematyczności w pracy oraz dobrowolnej zgody pracowników na wymianę pozyskanej wiedzy z innymi. Poza tym należy zadbać o tym, aby:

• czas przepływu informacji nie był zbyt długi,
• wyeliminować sytuacje, w których istotna informacja nie dociera do odpowiedniej osoby,
• występowała selekcja przekazywanych informacji w celu minimalizacji szumu informacyjnego,
• zapobiegać przedterminowemu „wyciekowi” informacji, który może doprowadzić do utraty zaufania do kierownictwa.

Każda organizacja powinna dokładnie przemyśleć sposób przepływu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Niestety często panuje przekonanie, że tylko informacja przekazana na wydruku jest wiążąca. Spowalnia to funkcjonowanie i generuje zbędne dokumenty krążące między stanowiskami. Przepełnione skrzynki mailowe lub informacje przekazywane osobom, które ich nie wykorzystają prowadzi do negatywnego nastawienia pracowników do poszerzania swoich kompetencji.

Proporcjonalnie do wzrostu liczby pracowników rośnie potrzeba standaryzacji i odpowiedniej szybkości przekazywania informacji w firmie. Co ciekawe nieporządek w takim obiegu informacyjnym najczęściej występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach, które jeszcze nie wypracowały lub w ogóle nie posiadają odpowiedniego standardu pracy. Ponadto osoby decyzyjne muszą wiedzieć, kto w ich firmie powinien posiadać odpowiednie informacje.

Powstało wiele systemów informatycznych, które systematyzują i udoskonalają wewnętrzny przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Niewiele jest jednak takich, które są zintegrowane z operacyjną działalnością przedsiębiorstwa produkcyjnego. W poniższym newsletterze zostanie ukazane na przykładzie firmy produkcyjnej, jak efektywnie zarządzać przepływem informacji powiązanych z konkretnymi projektami/zleceniami w programie Plan-de-CAMpagne.

Naszym przykładem, który przybliży funkcjonalności programu Plan-de-CAMpagne w zakresie przepływu informacji będzie firma produkcyjna zatrudniająca 45 pracowników, zajmująca się obróbką skrawaniem oraz montażem elementów drewnianych.

W pierwszej kolejności należy zdefiniować zakres decyzyjności pracowników oraz zakres informacji, które powinny spływać do odpowiedniej osoby. W programie odbywa się to np. poprzez przypisanie osoby odpowiedzialnej do danego kontrahenta (Rys.1.) lub projektu realizowanego dla niego (Rys.2):



Rys.1. Lista osób odpowiedzialnych za klienta Aquarius.

 

Dzięki temu w każdej chwili osoby posiadające dostęp do tabeli kontrahentów lub projektów będą mogły szybko pozyskać potrzebne informacje. Przykładowo firma Aquarius zadzwoniła do biura naszej firmy i poprosiła o przyspieszenie terminu realizacji zamówienia. Okazało się jednak, że konsultant jest na urlopie. Osoba przyjmująca takie zgłoszenie może szybko sprawdzić, kto ewentualnie może wykonać w tym temacie jakieś działanie.

Sprawa została przekierowana do sprzedawcy, który może zająć się przyspieszeniem realizacji zlecenia. Pierwszą rzeczą, jaką powinien zrobić to sprawdzenie statusu realizacji tego zlecenia. Klient wspomniał o 200 sztukach blachy, którą zamówił na początku stycznia. Program Plan-de-CAMpagne oferuje 3 grupy statusów. Kryterium podziału tych grup jest szczegółowość etapów realizacji:

1. Statusy projektów – ogólne statusy dotyczące zbiorczych zamówień klienta, większych projektów (np. oferta została wysłana, potwierdzenie dużego zamówienia, odrzucenie przez specyfikację).
2. Statusy kalkulacji – wyznaczają etap realizacji konkretnego zlecenia produkcyjnego/detalu: przekazanie na produkcję, wydruk przewodników produkcyjnych, zakończenie produkcji.
3. Statusy procesu – przypisane są do operacji technologicznych, informują czy dana operacja została, rozpoczęta lub zakończona.

Nasz sprzedawca sprawdza otwarte projekty dla klienta Aquarius:


Rys.3. Tabela projektów w programie Plan-de-CAMpagne.

W tabeli odnajduje dwa projekty, jeden o statusie T – Oddzwonić, drugi o statusie R – Realizacja zamówienia. Klikając na niego, w dolnej części okna wyświetlą się powiązanie z projektem linie projektowe: jedna o statusie 4 – Oferta wysłana, jedna o statusie 8 – wydruk przewodników oraz jedna o statusie 9 – Produkcja zakończona. Handlowiec wywnioskował, że produkcja 120 szt. blachy została zakończona, ale nie wysłano jeszcze samochodu z dostawą (status, żadnej z linii na to nie wskazuje). Rozpoczęto także produkcję kolejnych 100 szt. Z uwagi na fakt, że handlowiec nie ma dostępu do modułu planowania produkcji zwraca się do kierownika produkcji z zapytaniem: na jakim etapie jest kalkulacja 13-00102.

Kierownik produkcji odświeża odpowiednią tabelę:




Rys.4. Fragment tabeli obciążeń maszyn dla zlecenia 13-00102.

Z tabeli odczytuje, że operacja frezowania (nr linii 10) została zakończona (2 – zakończono), natomiast operacja wiercenia, następująca po frezowaniu, została rozpoczęta (1 – rozpoczęto).

Do handlowca dociera informacja, przesłana przez program Plan-de-CAMpagne:



Rys.5. Okno wiadomości dostarczonej do sprzedawcy, dotyczącej statusu realizacji zlecenia.

Zbiór tych informacji daje naszemu sprzedawcy wystarczającą wiedzę na temat realizowanego projektu dla ważnego dla nas klienta Aquarius, aby zwrócić się z prośbą do działu transportu w firmie o wysłanie wyprodukowanych sztuk oraz do kierownika produkcji i przesunięcie wykonania montażu o dzień wcześniej.

W trakcie obróbki (wiercenia) operator zauważył skazy na pobranym materiale, z których teoretycznie mógł wykonać 5 półwyrobów. Na stanowisku rejestracji produkcji w ciągu kilku sekund tworzy odpowiedni raport. Jeżeli brygadzista jest zalogowany do programu Plan-de-CAMpagne pojawi się poniższe okno:


Rys.6. Okno powiadomienia dla brygadzisty dotyczącego wady materiałowej.

Klikając na Raport produktu może on zobaczyć więcej szczegółów na temat tego zdarzenia i podjąć odpowiednie działania takie jak np.: wydanie materiału z innej dostawy, usunięcie skaz przez operatora itp. Nasza przykładowa firma pracuje na skonfigurowanym widoku tabel dla każdego użytkownika. Oznacza to, że każdy użytkownik systemu ma dostęp do odpowiedniego zakresu informacji oraz na ekranie widzi tylko te niezbędne i wyselekcjonowane.

Przykładowo tabela przechowująca informacje o szczegółach zleceń produkcyjnych wygląda inaczej dla osoby wysyłającej wyroby gotowe (Rys.7.), a inaczej dla technologa (Rys.8.).




Rys.7. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za wysyłkę wyrobów.

 

Rys.8. Tabela szczegółów zleceń produkcyjnych przeznaczona dla osoby odpowiedzialnej za tworzenie technologii.

Widok tabeli ograniczony jest statusem zlecenia oraz widocznymi kolumnami. Dla technologii istotny jest numer rysunku, rewizji, numer wyższego złożenia oraz czas realizacji, natomiast dla logistyka bardziej istotne będą informacje takie jak ilość wyprodukowana, ilość już wysłana czy osoba kontaktowa, z którą powinien kontaktować się przed wysyłką wyrobów.

Podsumowując w programie Plan-de-CAMpagne możemy usprawnić przepływ informacji w takich obszarach jak m.in.:

1. Poznanie/zdefiniowanie/usystematyzowanie schematu organizacyjnego firmy – kto jest przełożonym, kto podwładnym oraz kto jest odpowiedzialny za właściwe procesy w organizacji.
2. Redukcja czasu przekazywania informacji.
3. Redukcja obiegu papierowych dokumentów w firmie.
4. Redukcja szumu informacyjnego.
5. Wspólna baza wiedzy z odpowiednimi prawami dostępu.

Wdrożenie takiego rozwiązania wiąże się z zaangażowaniem pracowników, systematycznością w działaniu oraz dzieleniu się informacją. Jednak opłacalność takiego rozwiązania jest potwierdzona przykładami wielu firm korzystających z informatycznych systemów ERP.

Źródło: www.sitgo.com.pl