System ERP w zgodzie ze strategią firmy dzięki audytowi

Na pytanie o rolę systemów ERP, jedną z najczęściej podawanych odpowiedzi jest wsparcie zarządzania. Jednak w miarę upływu lat może się okazać, że system nie przystaje już do strategii działania firmy. Aby system skutecznie spełniał swoje zadanie, firmy powinny raz na jakiś czas sprawdzać, na ile system spełnia stawiane mu wymagania i czy zachodzi spójność między procesami biznesowymi zdefiniowanymi w systemie z ich faktycznym przebiegiem. Rozwiązaniem tego problemu jest wykonanie audytu systemu ERP.

Dla jakich firm?

Nie ma złotej zasady mówiącej, co ile lat firma korzystająca z systemu ERP powinna przeprowadzać audyt tej aplikacji. Istnieją jednak pewne wskazówki mówiące na jakim etapie rozwoju firmy przeprowadzenie audytu jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania systemu.

Audyt ERP zalecany jest zwłaszcza tym firmom, które są stosunkowo krótko po wdrożeniu systemu. W związku z brakiem doświadczenia w jego obsłudze odczuwają niedosyt wiedzy, nie mają samodzielności i często korzystają ze wsparcia firm zewnętrznych przy rozwiązywaniu bieżących problemów. Audyt pozwala zidentyfikować miejsca, w których te braki są największe, a na podstawie jego wyników zaplanować działania naprawcze. Inną grupą firm szczególnie zainteresowanych audytem są te, które stoją przed decyzją o rozwoju użytkowanego systemu. Często wdrożenia funkcjonalności systemu są rozkładane na etapy i obejmują horyzont nawet kilku lat. Przed uruchomieniem kolejnego etapu warto zweryfikować niegdyś przyjęte założenia.

Audyt zalecany jest także firmom będącym kilka lat po wdrożeniu. W związku ze zmianami w otoczeniu biznesowym firmy, jej strukturze i organizacji – należy na bieżąco monitorować wspierające firmę rozwiązania IT. Na tym etapie audyt systemu ERP służy weryfikacji ewentualnych potrzeb rozwojowych, których realizacja pozwoli w pełni dostosować system do aktualnych potrzeb firmy, zmian w jej strategii, zmian organizacyjnych i biznesowych.

Efekt audytu systemu SAP w naszej firmie był zaskakujący. – wypowiada się Rafał Brączkowski, Dyrektor Działu Informatyki w spółce Kulczyk Pon Investment, w której przedstawiciele SAP Polska i Hicron realizowali audytu systemu SAP ERP - Bardzo ważnym elementem raportu końcowego była na przykład prognoza kosztów utrzymania systemu na najbliższe lata sporządzona dla dwóch scenariuszy: braku zmian w SAP oraz po optymalizacji naszych systemów. Tego typu analizy pomogły nam zdać sobie sprawę, jakie konsekwencje dla biznesu ma opieranie się na nieodpowiednich rozwiązaniach IT i zmotywowały nas do zaplanowania działań naprawczych. – wyjaśnia.

Audyt systemu ERP krok po kroku...

Niezależnie od tego, na jakim etapie rozwoju firma decyduje się na audyt, jego przeprowadzenie pozwala odkryć potencjał drzemiący w firmie i zaplanować takie prace rozwojowe, które pozwolą na jego uwolnienie.

Do realizacji audytu powołuje się zespoły projektowe złożone z pracowników firmy doradczej oraz firmy, w której realizowany jest audyt. Podczas szeregu spotkań merytorycznych audytorzy zapoznają się ze strategią biznesową firmy, sposobem jej realizacji na poziomie operacyjnym oraz systemem informatycznym i jego konfiguracją. Wynikiem spotkań jest obszerny dokument, będący z jednej strony obrazem sposobu działania systemu, tzw. inwentaryzacją systemu SAP pod kątem stawianych mu wyzwań. Z drugiej strony jest mapą rozwoju systemu ERP pod kątem stawianych mu wyzwań, planów rozwojowych i planowanych nowych obszarów działalności. Analiza powinna być wykonana w sensie programistycznym, konfiguracyjnym i organizacyjnym osobno dla każdego modułu czy obszaru działania systemu.

Podczas analizy systemu SAP ERP, konsultanci gruntownie ocenili zakres, w jakim obsługuje on procesy biznesowe KRI S.A .Wynikiem analizy była propozycja przeprowadzenia szeregu usprawnień oraz rekomendacja rozwoju systemu, pozwalająca na pełne wsparcie informatyczne realizacji nowych strategii KRI S.A. W ten sposób zrodziła się między innymi koncepcja rozwoju systemu billingowego w zakresie sprzedaży mediów energetycznych"– dodaje Paweł Szczepaniak, Kierownik Departamentu IT w firmie KRI SA, która w 2009 roku powierzyła realizację audytu systemu SAP ERP spółce HICRON.

Bardzo istotnym elementem jest analiza wyników audytu zawierająca rekomendację działań usprawniających, szkoleń, listę barier i przyczyn najpoważniejszych błędów i nowych rozszerzeń funkcjonalności systemu w ramach “uwolnienia zamrożonego potencjału”.

Ile korzyści z audytu?

Audyt pozwala firmom zweryfikować w jakim zakresie korzystają z możliwości systemu ERP, w jakim stopniu system spełnia stawiane mu wymagania, jest spójny z przebiegiem procesów biznesowych oraz jakie ewentualne zmiany organizacyjne, warsztaty, czy rozszerzenia systemowe są rekomendowane by system realizował zakładane cele. Podczas audytu bardzo łatwo można również wykryć obszary działania firmy, które nie są, a powinny być wspierane przez system. Audyt może posłużyć także do weryfikacji stosowanych w firmie procedur, przyjętych założeń i celów biznesowych. Wyniki przeprowadzonego audytu dają solidne podstawy do odblokowania ukrytego potencjału zarówno systemu SAP, jak i samej firmy. To z kolei sprzyja jej rozwojowi.

Źródło: www.hicron.pl
Autor: Michał Guzek, Członek Zarządu i Architekt Rozwiązań Biznesowych w firmie HICRON, specjalizującej się we wdrożeniach i rozwoju systemów SAP.