Duże przedsiębiorstwa, które posiadają swoich pracowników terenowych rozsianych po całym kraju, muszą rozwiązać wiele problemów związanych z m.in. ich zaopatrzeniem czy serwisem urządzeń, które są niezbędne do wykonywanej przez nich pracy. Wyzwaniem jest zaprojektowanie systemu, który z jednej strony efektywnie rozwiąże wszystkie problematyczne kwestie, a z drugiej – pozostanie prosty i intuicyjny w sferze User Experience. Przykładem takiego rozwiązania jest zakończone niedawno wdrożenie, przeprowadzone przez Ediko, firmę specjalizującą się w zarządzaniu firmową strefą druku, dla jednego z największych koncernów farmaceutycznych, działającego na terenie naszego kraju. Poniżej krok po kroku opisujemy to wdrożenie.
 
 REKLAMA 
 ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT 
Po pierwsze – należy zidentyfikować problem

Każde przedsiębiorstwo posiada swoją charakterystykę, dlatego też projektowanie rozwiązań należy zacząć od dokładnego poznania specyfiki firmy i problemów z jakimi się ona mierzy. W przypadku omawianego wdrożenia, głównym problemem było zapewnienie pracownikom stabilnego działania jednego z najważniejszych narzędzi ich pracy – urządzeń drukujących.

W naszym zespole pracuje ponad 300 pracowników terenowych, którzy odpowiedzialni są za kontakt z placówkami handlowymi, aptekami i szpitalami w całej Polsce. Co miesiąc zadrukowują setki, a nawet tysiące stron w postaci faktur czy umów handlowych. Potrzebowali więc rozwiązania pozwalającego zachować ciągłość ich pracy, które ułatwi zaopatrzenie oraz ewentualny serwis maszyn – mówi Sławomir Suliński, Network&Systems Administrator. – Podczas audytu środowiska druku zauważyliśmy, iż każdy z pracowników materiały eksploatacyjne zamawiał we własnym zakresie, płacąc firmową kartą. W przypadku awarii urządzenia, jego naprawę koordynował dział IT w siedzibie firmy, co znacznie wydłużało czas jej trwania – mówi Alan Pajek, wiceprezes Ediko.


Cel: zachować elastyczność pracy

Pierwszym etapem wdrożenia było ujednolicenie parku maszyn. Aby każdy z pracowników mógł utrzymać wysoką wydajność pracy, postawiono na nowoczesne drukarki firmy Epson - model WF-C5790DWF.

Drukarki z serii Work Force to urządzenia stosujące zupełnie nową technologię druku atramentowego. Zużywają znacznie mniej prądu niż laserowe odpowiedniki oraz nie generują charakterystycznego zapachu ozonu i toksycznych nanocząsteczek tonera, dzięki czemu sprawdzają się w przypadku home office. Ponadto, posiadają znacznie mniej elementów eksploatacyjnych, co przekłada się na wyższą niezawodność oraz tańsze użytkowanie – mówi Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager firmy Epson. – Takie połączenie efektywności biznesowej, ekologii i aspektów prozdrowotnych sprawia, że nasze urządzenia drukujące stanowią wyjątkową pozycję w portfolio Partnera, który z powodzeniem może oferować je klientom o różnorodnych potrzebach. Wdrożenie, o którym mówimy zakończyło się sukcesem, także z tego względu, że menadżerowie z Ediko znając nasz sprzęt, potrafili perfekcyjnie przekazać jego zalety i wielopoziomowe korzyści, jakie mógł przynieść użytkownikom końcowym - dodaje ekspertka Epson.


Oprócz podniesienia wydajności pracy, zakup nowych urządzeń miał na celu optymalizację procesu serwisowania oraz pozyskiwania materiałów eksploatacyjnych. Dlatego też koncernowi udostępniona została przygotowana specjalnie do tego celu platforma.

Możliwości systemu

Przekazany system został skonstruowany na bazie odnoszącego międzynarodowe sukcesy oprogramowania MPS Space, które w swojej podstawowej formie pozwala zdalnie monitorować i zarządzać dużym parkiem maszynowym w firmach posiadających swoje siedziby w różnych miastach. Kluczem do jego efektywności podczas omawianego wdrożenia miała być elastyczność i dostosowanie się do potrzeb każdego pracownika.

Nasi pracownicy różnią się pod kątem intensywności korzystania z urządzeń. Dlatego też zależało nam, aby w dalszym ciągu mogli oni sami zamawiać niezbędne do pracy materiały, przy jednoczesnym zapewnieniu centralnego nadzoru i uproszczeniu rozliczeń – mówi Sławomir Suliński.


W przypadku omawianego wdrożenia zadaniem MPS Space jest wiązanie ze sobą trzech elementów – danych pracownika, modelu jego urządzenia oraz firmowej karty płatniczej. Dzięki temu wszystkie działania podejmowane przez niego za pomocą platformy mogą być wykonane dzięki kilku kliknięciom, ponieważ system zapamiętuje wszystkie niezbędne zmienne. Dzięki temu pracownik z poziomu przeglądarki internetowej może podjąć dwie główne akcje:

  • aktywować moduł zakupowy – firma Ediko, świadcząca usługi zarządzania strefą druku w firmach, odpowiada za zapewnienie wszystkich materiałów eksploatacyjnych do dystrybuowanych przez siebie modeli. Pracownik aktywując moduł zakupowy widzi tylko te materiały eksploatacyjne, które pasują do jego modelu urządzenia. Po zatwierdzeniu zakupu odpowiednia kwota jest od razu przesyłana z jego firmowej karty płatniczej, a zamówienie – wysyłane pod zapisany adres. W moduł zakupowy wbudowana została funkcja śledzenia przesyłki, aby pracownik wiedział, kiedy dokładnie może się jej spodziewać.
  • wezwać serwis – umowa z firmą Ediko obejmuje serwis maszyn, co znacznie skraca czas oczekiwania pracownika na naprawę. Z poziomu MPS Space pracownicy mogą zgłosić konkretną awarię bądź też opisać podejrzane zachowanie urządzenia. Wszystkie zgłoszenia są starannie monitorowane, a pracownicy otrzymują informację zwrotną na temat tego, kiedy przyjęto zgłoszenie i jakie działania zostały w związku z tym podjęte (wysłanie serwisanta, dostarczenie urządzenia zastępczego etc.).


Oprócz wspomnianych czynności platforma służy także do weryfikacji jakości usług dostarczanych przez Ediko.

Wszystkie nasze wdrożenia realizujemy w zgodzie ze standardem ISO 9001, co oznacza, że prowadzimy monitorowany system feedbacku za pomocą formularzy on-line oraz centrali telefonicznej – mówi Alan Pajek z Ediko.


W kierunku modelu amerykańskiego

Pomimo krótkiego okresu, klient zauważył już pierwsze efekty nowego wdrożenia. Pracownicy doceniają fakt, że nowa platforma, ułatwiając obsługę urządzeń, pozwala im skupić się w większym stopniu na ich obowiązkach. Z kolei dział IT firmy zwraca uwagę na optymalizację kosztów, uproszczoną ścieżkę płatności i wysoką jakość świadczonych usług.

Dzięki outsourcingowi strefy druku nie musimy już koordynować procesu naprawy urządzeń, a dzięki opracowaniu całego procesu zakupowego mamy pewność, że nasi pracownicy będą korzystać z wysokiej jakości materiałów – mówi Sławomir Suliński.


Przeprowadzone wdrożenie jest jednym z pierwszych w Polsce, które obejmuje nowe podejście do usług zarządzania drukiem w biznesie. Do tej pory większość umów jako podstawę przyjmowało zapewnienie klientom materiałów eksploatacyjnych. Generowało to jednak pewne niedogodności, ponieważ zmieniające się ceny wyposażenia wymuszały na partnerze konieczność okresowych renegocjacji umów.

Kontrakty na zachodzie zaczynają się przekształcać, ponieważ tamtejszym firmom zależy na stałych cenach rozliczeń. Dlatego też to właśnie kontrakt serwisowy staje się podstawą umowy, a materiały eksploatacyjne firma, tak jak w tym przypadku, „dokupuje” według swojego zapotrzebowania. Takie rozwiązania otwierają rynek MPS dla klientów o zupełnie innych zestawach potrzeb, jak franczyzobiorcy czy osoby pracujące zdalnie – podsumowuje Alan Pajek z Ediko.


Źródło: Ediko

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top