Systemy ewidencji zdarzeń gospodarczych a rozwiązania dla controllingu

Rozwiązania informatyczne stosowane przez przedsiębiorstwa można podzielić na te, których głównym zadaniem jest wspomaganie prowadzenia ewidencji operacji, usprawnienie przepływów informacyjnych oraz na zastosowania mające na celu dostarczanie informacji użytecznych w podejmowaniu decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

f
Do rozwiązań pierwszego typu należą systemy ewidencyjno-sprawozdawcze, systemy biurowe, systemy usprawniające przepływ informacji. Obecnie stosowanie systemów ewidencyjno-sprawozdawczych jest uznawane za konieczność dla każdego średniego i dużego przedsiębiorstwa. Zapewniają one zbieranie informacji o całości przebiegu działań operacyjnych w postaci transakcji odzwierciedlających poszczególne czynności w procesie gospodarczym. Zastosowane w nich metody oraz informacja pozwalają uczestnikom (wykonawcom) procesu gospodarczego na podejmowanie właściwych decyzji operacyjnych. Informacja ta jest złożona , bardzo dokładna, często związana z konkretną czynnością lub etapem procesu (np. informacja o limicie kredytowym kontrahenta wykorzystywana podczas przyjmowania nowego zamówienia).

Rozwiązania ewidencyjne spełniają swoje podstawowe zadanie tj.: gromadzenie informacji o operacjach gospodarczych, które później są wykorzystywane do sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań i raportów (np. sprawozdanie finansowe, deklaracje podatkowe, statystyczne). W związku z tym, systemy ewidencyjne są nastawione na przechowywanie dokładnej informacji oraz odciążenie pracowników od żmudnych, czasochłonnych czynności obliczeniowych (np. naliczenie listy płac) oraz przyspieszenie rutynowych czynności (np. wystawienie dokumentu).

Drugi typ rozwiązań informatycznych dotyczy systemów analitycznych, które umożliwiają raportowanie, wspomagają podejmowanie decyzji poprzez wielowymiarowe analizy oraz dostarczają informacji eksperckich opartych na bazach wiedzy. Oczywiście o efektywności zastosowań systemów drugiego typu decyduje fakt, czy uzyskane informacje zostaną właściwie wykorzystane, tzn. czy na podstawie dostarczonych danych zostaną podjęte odpowiednie decyzje i czy te decyzje przekształcą się w działania poprawiające analizowaną sytuację.

Jak obecnie rozwiązania informatyczne mogą wspomagać biznes?

Według ocen analityków ilość danych biznesowych przechowywanych w firmach rośnie z roku na rok (szacuje się, że nawet o 100% rocznie). Dokładne i rozbudowane dane gromadzona w systemach ewidencyjnych są mozolnie przetwarzane na potrzeby osób zarządzających, które potrzebują odpowiednio zagregowanych i wybranych informacji. Próby wypełnienia luk informacyjnych prowadzą do powstawania sterty arkuszy i innych skomplikowanych raportów. W związku z tym przedsiębiorstwa, w których wdrożono zintegrowane systemy ewidencji zdarzeń gospodarczych poszukują dodatkowych rozwiązań biznesowych, które pozwoliłyby na wykorzystanie większej liczby danych. W ostatnim czasie odpowiedzią na te potrzeby przedsiębiorstw są rozwiązania typu Business Intelligence (BI), traktowane jako informatyczne wsparcie dla kadry zarządzającej, które pozwala na kontrolowanie kluczowych parametrów funkcjonowania firmy oraz monitoring rynku, na którym ona działa.

Coraz częściej zarządzający stają przed problemem szerszego wykorzystania zasobów i technologii informatycznych do wspomagania prowadzonego biznesu. Wówczas pojawia się pytanie, czy warto inwestować w bardziej zaawansowane rozwiązania analityczne typu Business Intelligence (BI), i jak inwestować w tym obszarze, by uzyskać możliwie najlepsze efekty. Kluczowe jest tu stwierdzenie, że efektywność rozwiązania informatycznego w obszarze wspomagania decyzji zależy w ogromnym stopniu od wagi i rodzaju wymaganej informacji. Oznacza to, że najpierw należy ustalić, jakie informacje są ważne dla zarządzających, a następnie wybrać odpowiednią metodę ich pozyskania. Istotne jest, że uzyskana informacja powinna być wiarygodna i w sposób możliwie wierny odzwierciedlać ekonomiczne realia prowadzonej działalności.

Jedną z cenniejszych danych dla zarządzających jest informacja o kosztach produktów, a także klientów, kanałów dystrybucji i rynków zbytu oraz ich prawdziwej rentowności. Informacja o rentowności produktów ma kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji dotyczących struktury asortymentowej wytwarzanych wyrobów i oferowanych usług. W oparciu o nią ustala się ranking produktów, który jest z kolei konfrontowany ze strukturą przychodów ze sprzedaży. Stanowi to podstawę dla decyzji o zmianie bądź utrzymaniu obecnej struktury sprzedaży.

Rozwiązania informatyczne są jednym z narzędzi do zarządzania poprzez controlling i w związku z tym powinny umożliwiać realizację funkcji doradczej controllingu dla osób podejmujących decyzje. Zarządzający potrzebują możliwości symulowania skutków decyzji, skonfrontowania bieżących zasobów firmy z realizacją zamierzonych działań, analizowania rozbieżności wykonania od założonych planów i wyjaśnienia przyczyn ich powstania. Zadania te mogą być spełnione poprzez dostarczenie odpowiednich informacji – innych niż te, które są wykorzystywane w systemach ewidencyjnych do sporządzenia wymaganych sprawozdań.

Nie należy jednak zapominać, że jakość danych dla rozwiązania wpierającego podejmowanie decyzji jest ściśle związana z odpowiednią ewidencją operacji gospodarczych czyli gromadzeniem wartości wykonania dla założonych planów. Podstawą rozwiązania dla controllingu jest zbudowanie wspólnego systemu informacyjnego zgodnego z potrzebami zarządzających, który będzie decydował o sposobie planowania, tworzenia budżetów, ale również zbierania informacji o danych rzeczywistych i badania odchyleń wykonania od planów. Aby uzyskać wielowymiarowe analizy – w systemie informacyjnym powinny być określone odpowiednie przekroje tj.: ośrodki odpowiedzialności, obiekty grupowania kosztów i przychodów, pozycje budżetowe określające badane wielkości zarówno finansowe (np. koszt wynagrodzeń) jak i w jednostkach naturalnych (np. liczba wyprodukowanych sztuk wyrobu, liczba przepracowanych godzin).

W związku z powyższym nasuwa się wniosek, że nowoczesne rozwiązanie informatyczne wspierające prowadzenie biznesu to zintegrowany system oparty na wielowymiarowym ‘szkielecie informacyjnym’, będącym wspólną częścią mechanizmów planowania, symulacji podejmowanych decyzji oraz ewidencji zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Wśród najważniejszych cech takiego rozwiązania są:

• wieloprzekrojowe analizy dostosowane do indywidualnych potrzeb różnych poziomów kierownictwa przedsiębiorstwa,
• objęcie pomiarem wszystkich kluczowych obszarów działalności przedsiębiorstwa,
• podniesienie wiarygodności informacji dzięki wprowadzeniu ich do systemu w miejscu powstawiania, a w związku z tym kontrolowanie kosztów w oparciu o ich pomiar w miejscu powstawania,
• symulowanie budżetowe i analizy finansowe, prognozy zarówno krótko jak i długoterminowe.

To podstawowy i wystarczający dla większości przedsiębiorstw zakres rozwiązań klasy Business Intelligence w dziedzinie controllingu. Z naszych doświadczeń wynika, że na polskim rynku rozwiązania tego typu staja się narzędziem niezbędnym, poszukiwanym i wymaganym do rentownego funkcjonowania na rynku. Stosowanie ich staje się już zjawiskiem powszechnym. Głównym powodem, dla którego polskie przedsiębiorstwa interesują się wdrożeniem systemu controllingowego, jest obecna sytuacja gospodarcza, a szczególnie duża konkurencja w każdym sektorze. Przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy w zakresie controllingu to organizacje, które wprost wymieniają zarządzanie przez controlling jako jeden z elementów przyczyniających się do sukcesu rynkowego. Przyłączamy się do tej opinii.

Źródło: www.macrologic.pl
Autor: Renata Łukasik - Szef produktu Finanse w firmie Macrologic