Definicja ERP – czym jest system ERP
ERP oznacza zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, ale co to dokładnie znaczy? Najprostszym wyjaśnieniem jest zastanowienie się nad wszystkimi głównymi działaniami biznesowymi, jakie są konieczne do prowadzenia firmy: finansami, kadrami, produkcją, łańcuchem dostaw, usługami, zakupami i innymi. Na najwyższym poziomie, system ERP pomaga zintegrować wszystkie te procesy i zarządzać nimi w sprawny sposób. Często jest nazywany systemem ewidencji działalności organizacji.
Systemy ERP obecnie przeszły dużą ewolucję w porównaniu do tych sprzed kilku dziesięcioleci. Teraz są one dostarczane jako chmury i korzystają z nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby zapewnić inteligentną automatyzację i lepszą efektywność, a także umożliwić natychmiastowy wgląd w działalność firmy. Nowoczesne oprogramowanie ERP w formie chmury pozwala również na łączenie działań wewnętrznych z partnerami biznesowymi i sieciami na całym świecie, zapewniając firmom elastyczność i szybkość, konieczne do konkurowania.
Jakie jest znaczenie systemu ERP?
Oprogramowanie ERP to "mózg biznesu" - automatyzując, integrując i udostępniając inteligencję potrzebną do skutecznego prowadzenia działalności. Wszystkie dane firmy powinny być zgromadzone w jednym systemie ERP, aby uzyskać spójne informacje wewnętrzne. Finanse potrzebują ERP do szybkiego zakończenia księgowania, sprzedaż potrzebuje ERP do zarządzania zamówieniami klientów, logistyka opiera się na działającym ERP do dostaw produktów/usług na czas, a płatności dostawcom wymagają ERP. Kierownictwo potrzebuje natychmiastowego dostępu do wyników, a banki i akcjonariusze - dokładnych danych finansowych. Wzrost wdrożeń ERP ilustruje jego znaczenie - rynek globalny ERP osiągnie wartość do 78,40 mld USD do 2026 r.
Kluczowe korzyści z ERP
System ERP posiada wiele korzyści, które mogą być różne w zależności od wdrożenia. Na przykład, korzyści z systemu ERP w chmurze różnią się od tych z rozwiązań lokalnych. Niemniej jednak, wszystkie nowoczesne systemy ERP przynoszą sześć głównych korzyści.
- Zwiększona efektywność: Dzięki automatyzacji i usprawnieniu podstawowych procesów biznesowych, pracownicy organizacji będą w stanie osiągnąć lepsze wyniki przy mniejszym wykorzystaniu zasobów.
- Analizy na głębszym poziomie: Połączenie informacji z różnych źródeł i usunięcie silosów informacyjnych umożliwi szybkie uzyskanie odpowiedzi na kluczowe pytania biznesowe.
- Szybsze raportowanie: Dzięki szybszemu raportowaniu biznesowemu i finansowemu oraz łatwej wymianie wyników, będziesz mógł podejmować decyzje oparte na danych i poprawiać wydajność w czasie rzeczywistym.
- Mniejsze ryzyko: Dzięki zwiększeniu kontroli i widoczności biznesowej, a także spełnieniu wymogów regulacyjnych, będziesz mógł przewidywać i zapobiegać ryzykom.
- Prostsze IT: Dzięki korzystaniu z zintegrowanych aplikacji ERP i współdzieleniu bazy danych, możesz uprościć działania IT i ułatwić pracę wszystkim.
- Większa elastyczność: Dzięki efektywniejszym operacjom i szybkiemu dostępowi do danych, będziesz mógł szybko identyfikować nowe szanse i szybko na nie reagować.
Przykłady systemów ERP w różnych dziedzinach przemysłu
Przedsiębiorstwa z różnych sektorów, takich jak przemysł motoryzacyjny i hurtowa dystrybucja, wymagają aktualnych danych i efektywnych procesów biznesowych, aby utrzymać konkurencyjność i rozwijać się. Oprogramowanie ERP jest niezbędne dla wielu branż ze względu na różne potrzeby. Poniżej kilka przykładów:
Firmy usług publicznych muszą stale monitorować swoje zasoby, aby zaspokoić zapotrzebowanie na przyszłe usługi oraz wymienić starzejące się zasoby. Bez ERP, określenie priorytetów w inwestycjach w zasoby byłoby trudne i narażone na błędy. ERP także pomaga rozwiązać krytyczny problem prognozowania dostępności części zamiennych dla firmy usług publicznych. Brak odpowiednich części w razie awarii może powodować poważne problemy z obsługą klienta, podczas gdy posiadanie zbyt dużej ilości części zamiennych oznacza nadmierne koszty i zapasy nieaktualne.
Dla hurtowni, importerów, bezpośrednich dostaw do sklepów oraz firm 3PL/4PL, punktualność dostaw jest kluczowa. Te organizacje chcą zmniejszyć koszty dystrybucji, zwiększyć obrót zapasów oraz skrócić czas od zamówienia klienta do momentu otrzymania płatności. Aby osiągnąć te cele, potrzebują integracji funkcji zarządzania zapasami, dostaw oraz logistyki, a także automatyzacji procesów, które są dostosowane do ich potrzeb.
Producenci różnych rodzajów produkcji, takich jak produkcja dyskretna, wsadowa i ciągła, opierają się na oprogramowaniu ERP i łańcucha dostaw, aby osiągać cele dotyczące jakości produktów, zarządzania wykorzystaniem zasobów, kontrolowania kosztów nadgodzin, obsługi zwrotów klientów i wielu innych kwestii. Dzięki systemom ERP i łańcucha dostaw producenci mogą uzyskać pełną kontrolę nad zapasami, śledząc przesunięcia zapasów, identyfikując najlepsze i najgorsze produkty oraz bardziej efektywnie zarządzać dostawami.
Firmy świadczące usługi, w tym księgowe, podatkowe, inżynieryjne, IT, prawne i inne usługi zawodowe, potrzebują skutecznej i mobilnej technologii ERP w czasie rzeczywistym, aby równoważyć swoje obowiązki świadczenia usług z dobrym stanem finansów. Kluczem do udanej świadczenia usług zawodowych jest możliwość dotrzymania terminów i jednoczesnego zarządzania rentownością projektu, wykorzystaniem zasobów, uznawaniem przychodu, okresowymi celami dotyczącymi przychodu i możliwościami rozwoju.
Detaliczny handel uległ znacznym zmianom, ponieważ handel elektroniczny połączył się z innymi kanałami sprzedaży i działaniami typu „cegielna i zastawna”. Możliwość zapewnienia opcji samoobsługi, takich jak identyfikacja, konfiguracja, zakup i wysyłka produktów, zależy od zintegrowanych danych. Nowoczesny system ERP pomaga również detalistom zmniejszyć porzucanie koszyka zakupów, poprawić współczynnik konwersji na stronie internetowej, zwiększyć średnią wartość zamówienia i poprawić wartość relacji z klientem.
Jak działają systemy ERP?
System ERP, czyli pakiet ERP, składa się z modułów biznesowych, które komunikują się ze sobą i współdzielą wspólną bazę danych. Każdy moduł koncentruje się na konkretnej dziedzinie biznesowej, ale łączy się z innymi modułami, aby zaspokoić potrzeby firmy. Najbardziej powszechne moduły to finanse, księgowość, zasoby ludzkie, sprzedaż, zaopatrzenie, logistyka i łańcuch dostaw. Firmy mogą dobierać moduły według swoich potrzeb i rozwijać je.
ERP także obsługuje specyficzne potrzeby branży, albo poprzez dodatki, albo jako część podstawowych funkcji systemu.
ERP można zakupić jako usługę w chmurze lub za pomocą licencji (na miejscu).
Integralne elementy ERP
Systemy ERP składają się z wielu modułów, które obsługują określone procesy biznesowe. Każdy moduł jest zoptymalizowany dla konkretnej dziedziny, takiej jak finanse, zaopatrzenie czy produkcja, i zapewnia pracownikom tego działu dostęp do potrzebnych im transakcji i analiz. Wszystkie moduły łączą się w jeden system ERP, co pozwala na dostęp do jednego źródła współdzielonych i dokładnych danych we wszystkich działach.
Najczęściej wykorzystywane elementy ERP obejmują:
- Moduł finansowo-księgowy jest sercem wielu systemów ERP. Poza zarządzaniem Księgą Główną i automatyzacją ważnych zadań finansowych, umożliwia on firmom monitorowanie rozliczeń z dostawcami i klientami (AR), łatwe zamknięcie ksiąg, generowanie raportów finansowych, przestrzeganie wytycznych dotyczących realizacji przychodów, minimalizowanie ryzyka finansowego itd.
- Moduł HR jest częścią większości systemów ERP i zapewnia funkcje podstawowe, takie jak monitorowanie czasu pracy, obecności i wyliczanie wynagrodzenia. Dostępne są również dodatkowe opcje lub nawet całe pakiety zarządzania zasobami ludzkimi (HCM), które mogą być połączone z systemem ERP i zapewnić bardziej zaawansowane funkcje HR, od analizy pracowników do zarządzania doświadczeniami.
- Moduł zarządzania dostawami i zaopatrzeniem: System ERP, który zawiera moduł zarządzania dostawami i zaopatrzeniem, pomaga firmom w zakupie surowców i usług potrzebnych do produkcji lub sprzedaży swoich produktów. Ten moduł centralizuje i automatyzuje procesy zakupowe, takie jak wystawianie zapytań ofertowych, tworzenie kontraktów i ich zatwierdzanie. Może on również zmniejszać ryzyko zakupów zbyt małych lub zbyt dużych, poprawiać negocjacje z dostawcami za pomocą analiz opartych na sztucznej inteligencji i łatwo integrować się z sieciami nabywców.
- Moduł produkcyjny w oprogramowaniu ERP jest kluczowy w planowaniu i wdrożeniu produkcji. Pomaga przedsiębiorstwom uproszczyć skomplikowane procesy produkcyjne i zagwarantować, że produkcja jest dostosowana do popytu. Ten moduł zazwyczaj obejmuje funkcje takie jak planowanie potrzeb materiałowych (MRP), planowanie produkcji, realizację produkcji oraz zarządzanie jakością.
- Moduł sprzedaży śledzi komunikację z potencjalnymi i obecnymi klientami i pomaga przedstawicielom w wykorzystaniu informacji na podstawie danych do zwiększenia sprzedaży i osiągnięcia potencjalnych szans sprzedażowych poprzez odpowiednie promocje i szans na sprzedaż droższych produktów. Ten moduł zapewnia funkcjonalność dla procesu od zamówienia klienta do płatności, w tym zarządzanie zamówieniami, umowami, rozliczeniami, kontrolą wydajności sprzedaży i wsparciem dla pracowników działu sprzedaży.
- Moduł łańcucha dostaw jest ważnym elementem systemów ERP, który umożliwia monitorowanie przemieszczania się produktów i dostaw w całym łańcuchu dostaw danej organizacji. Ten moduł dostarcza narzędzi do zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, przeprowadzania operacji magazynowych, transportu i logistyki, i może pomóc w zwiększeniu przejrzystości i wytrzymałości łańcucha dostaw.
- W systemie ERP moduł usług pomaga firmom dostarczać swoim klientom wymagane usługi, które są spersonalizowane. Moduł może zawierać narzędzia do napraw w warsztacie, dostaw części zamiennych, zarządzania pracą terenową i źródłami przychodów opartymi na usługach. Ponadto moduł ten dostarcza analiz, które pomagają pracownikom działu serwisu i technikom szybko rozwiązywać problemy klientów i zwiększać ich lojalność.
- Moduł badawczo-rozwojowy i inżynieryjny w systemie ERP to ważny składnik. Zawiera narzędzia do projektowania i rozwijania produktów, zarządzania cyklem życia produktu, zgodności produktów i innych funkcji, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą szybko i efektywnie tworzyć innowacje.
- Skuteczne systemy ERP moga zawierać moduł EAM, który umożliwia firmom, które posiadają dużo aktywów, aby minimalizować przerwy w działaniu i zachować najwyższą sprawność swoich urządzeń i maszyn. Moduł zawiera funkcje do prognozowania, planowania i zarządzania trwałymi aktywami, ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych.
Rodzaje implementacji systemów ERP
Istnieje wiele sposobów wdrożenia nowoczesnego systemu ERP, w tym w chmurze publicznej, prywatnej, lokalnie lub za pomocą hybrydowych rozwiązań łączących te środowiska. Każde z nich posiada swoje korzyści, które pomogą w wyborze najlepszego sposobu wdrożenia systemu ERP dla danej firmy.
ERP w chmurze
Wdrożenie systemu ERP w chmurze oznacza, że oprogramowanie jest hostowane i udostępniane poprzez Internet jako usługa subskrypcji. Usługodawca zajmuje się konserwacją, aktualizacjami i bezpieczeństwem dla użytkownika. Wdrożenie ERP w chmurze jest obecnie najbardziej popularne ze względu na niższe koszty początkowe, większą skalowalność i elastyczność, łatwiejszą integrację i wiele innych korzyści.
ERP On-Premise
Ten sposób wdrożenia oprogramowania ERP to tradycyjny model, w którym panujesz nad wszystkim. Oprogramowanie jest zainstalowane w centrum danych firmy i utrzymywane przez personel. Wiele przedsiębiorstw przechodzi jednak na wdrożenia w chmurze, co wymaga planowania i oceny opcji wdrożenia systemu ERP.
Hybrydowy system ERP
W hybrydowym modelu ERP w chmurze, firma może łączyć cechy obu opcji, aby odpowiadać na wymagania biznesowe. W tym modelu część aplikacji i danych ERP jest hostowana w chmurze, a część jest zlokalizowana na miejscu. Bywa to nazywana "dwuwarstwowym ERP".
System ERP – Integracja
Współczesne systemy ERP oferują szerokie możliwości biznesowe, ale nadal muszą być połączone z innymi aplikacjami i źródłami danych, takimi jak CRM, HCM, platformy e-commerce i inne systemy ERP, aby zapewnić jednolity wgląd w informacje i ulepszyć procesy biznesowe.
Systemy ERP są elastyczne i łatwe do integracji z różnymi produktami za pomocą konektorów lub adapterów API. Inne metody integracji ERP to ESB i iPaaS, z których iPaaS jest popularnym wyborem dla współczesnych firm, oferującym szybką synchronizację systemów ERP z aplikacjami SaaS, zarówno od tego samego dostawcy, jak i od stron trzecich. iPaaS jest elastyczne i relatywnie niedrogie, a także oferuje wiele dodatkowych funkcji, takich jak automatyczne generowanie API, integrację danych uczenia maszynowego, integrację IoT i wiele innych.
System ERP - koszt całkowity
Koszt systemu ERP jest uzależniony od dostawcy oprogramowania, wybranych modułów i metody jego wdrożenia. Zazwyczaj, system ERP oparty na chmurze jest tańszy niż jego lokalny odpowiednik, ponieważ nie wymaga zakupu sprzętu ani zatrudniania kosztownych specjalistów IT. Dostawca odpowiada za utrzymanie i pobiera opłatę subskrypcyjną od klienta, która jest uzależniona od liczby użytkowników.
Przy obliczaniu zwrotu z inwestycji i całkowitego kosztu posiadania nowego systemu ERP, ważne są zarówno początkowe, jak i bieżące koszty związane z personel. W przypadku opcji chmurowych i hybrydowych, trzeba uwzględnić dodatkowe czynniki, takie jak koszty utrzymania oprogramowania, infrastruktury, komputera, przestojów, odzyskiwania danych, bezpieczeństwa, prywatności i personelu IT. Ostatecznie, opcje chmurowe znacznie obniżają zarówno koszty kapitałowe, jak i operacyjne, co przekłada się na lepszy zwrot z inwestycji i niższy całkowity koszt posiadania.
