Przygotuj się do działania, czyli jak mądrze zarządzać projektem?

Czy projekt jest zasadny i wart realizacji? To pytanie powinny sobie zadać wszystkie przedsiębiorstwa jeszcze przed rozpoczęciem prac projektowych. Błędnie zdefiniowane cele, czy brak wyraźnego podziału odpowiedzialności mogą nie tylko negatywnie wpłynąć na powodzenie całego projektu, ale stanowią także źródło nieprzewidzianych kosztów. Zapobieganie powstawaniu nieprzemyślanych projektów to ważny, choć często niedoceniany element zarządzania.

Przygotowanie projektu wg metodyki PRINCE2 to przede wszystkim potwierdzenie, że projekt warto zrealizować. Pewność, że realizacja projektu wnosi wartość dodaną dla przedsiębiorstwa jest ważną kwestią, ponieważ podczas planowania wszelkich działań, firmy często skupiają się na tym, co powinno być zrobione oraz w jaki sposób, zapominając jednocześnie o tym, dlaczego ma to być zrobione.

Głównym celem etapu przygotowania projektu jest zapewnienie, że istnieje uzasadnienie biznesowe dla rozpoczęcia projektu oraz że powołano do tego wszystkie niezbędne organy. W ten sposób firma ma pewność, że projekt przyniesie jej korzyści nie tylko na poziomie zarządzania, ale również wpłynie na rozwój tego przedsiębiorstwa. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, czy dostępne są wystarczające informacje potrzebne do określenia i potwierdzenia zakresu projektu. Z racji tego w pierwszej kolejności należy mianować Przewodniczącego, Kierownika projektu i Zespół zarządzania projektem, przygotować zarys uzasadnienia biznesowego, wybrać formułę realizacji oraz zaplanować etap inicjowania.

Zanim będzie można wykonać jakiekolwiek prace planistyczne, należy podjąć decyzję odnośnie tego, w jaki sposób będą realizowane prace projektu, czy rozwiązanie zostanie wytworzone we własnym zakresie, czy zlecone osobom trzecim albo czy projekt będzie tworzony od podstaw, czy na bazie istniejącego. Należy jednak pamiętać, że prace związane z przygotowaniem projektu mogą być istotnie różne dla poszczególnych projektów, a sposób prowadzenia prac będzie zależeć od standardów, praktyk i wytycznych klienta lub dostawcy. Najważniejsze, żeby formuła realizacji projektu była jednoznacznie i jednakowo rozumiana zarówno przez klienta, jak i dostawcę oraz nie narażała ona projektu w żaden sposób na porażkę.

Przygotowanie projektu pozwala przede wszystkim przeanalizować sposoby, jakimi można zrealizować projekt, zaplanować prace potrzebne do zainicjowania projektu i zdefiniować, czy projekt nie został oparty na błędnych założeniach dotyczących zakresu projektu, terminów oraz kryteriów akceptacji i ograniczeń. Takie podejście to duże wsparcie dla firm, które zastanawiają się nad zasadnością prowadzenia projektów.

Autor: Marta Pisowłocka, konsultant w firmie Optima Partners