SAP dla 10-osobowej firmy? Jak najbardziej!

Jak mała firma zatrudniająca zaledwie 10 pracowników może wdrożyć oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa? Firma Slovenská Dunajská Konštrukčná a.s. (SDK) z siedzibą w Komarnie na Słowacji obniżyła o 50% koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania SAP®, wykorzystując system ERP SAP Best Practices Baseline Package dostosowany do potrzeb Słowacji.

SDK świadczy usługi administracyjne, finansowe, brokerskie oraz usługi renowacji statków operatorom statków i ich agentom. Pakiet SAP Best Practices Baseline Package udostępnił temu niewielkiemu przedsiębiorstwu prekonfigurowane rozwiązania biznesowe zawierające wszystkie funkcje niezbędne do prowadzenia małej firmy. Oprogramowanie jest również zgodne z przepisami słowackiego prawa dotyczącymi zarządzania finansami oraz przygotowywania wymaganych ustawowo raportów.

Korzystając z pakietu SAP Best Practices Baseline Package, firma SDK uprościła prowadzoną działalność poprzez wdrożenie zautomatyzowanych, kompleksowych procesów biznesowych w zakresie zarządzania finansami, zakupami i sprzedażą. Pracownicy firmy przyzwyczaili się do intuicyjnego, łatwego w obsłudze oprogramowania, które pomogło skrócić zamykanie miesiąca oraz zmniejszyć liczbę błędów, pomagając jednocześnie efektywniej zarządzać szybko rosnącymi obciążeniami.

Pakiet SAP Best Practices Baseline Package jest oferowany w stałej cenie obejmującej wdrożenie, szkolenie i usługi pomocy technicznej. Firma INFORMA a.s., będąca partnerem firmy SAP, wdrożyła ofertę w cztery miesiące, korzystając przy tym z metodyki SAP ASAP Focus opracowanej przez dział konsultingu firmy SAP. Dział konsultingu firmy SAP pomógł przeszkolić firmę INFORMA w zakresie wdrażania zgodnie z najlepszymi procedurami, natomiast w ramach usługi zarządzania projektem SAP powołano na miejscu u klienta kierownika projektu. Firma SDK szacuje, że usprawnienia działalności biznesowej zapewnione przez system ERP SAP Best Practices Baseline Package pozwolą jej uzyskać zwrot z inwestycji w ciągu 12 miesięcy. Niedrogie rozwiązania problemów biznesowych

Firma SDK odnotowała w ostatnich latach znaczny wzrost przychodów i liczby kleintów, w wyniku czego powolne, pracochłonne, oparte na dokumentach papierowych procesy zarządzania firmą zaczęły niekorzystnie wpływać na jej wydajność.

Musieliśmy przyspieszyć procesy podstawowe, uzyskać wgląd w koszty, poprawić nasze zdolności analityczne oraz obniżyć koszty operacyjne ― powiedziała Ingrid Fekete, ekonomistka z firmy SDK. Klienci oczekują najwyższego poziomu obsługi oraz najkorzystniejszych cen, nawet od małych firm. Aby zwiększyć naszą przewagę nad konkurencją, potrzebowaliśmy pomocy ze strony rozwiązań IT. Nie muszę chyba dodawać, że dla tak małej firmy cena takiego narzędzia jest bardzo istotna.

Firma SDK potrzebowała zintegrowanej platformy internetowej, jednego repozytorium informacji i prekonfigurowanych aplikacji, które można by było wdrożyć szybko i bez ryzyka. Ważne również były skalowalność i elastyczność, które miały wesprzeć realizację ambitnych planów związanych z dalszym rozwojem firmy oraz jej dwóch podmiotów zależnych. SDK nie miała wśród swoich pracowników informatyków i potrzebowała dostępu do specjalistycznej wiedzy technicznej oraz doradztwa na każdym etapie realizacji projektu, od jego przygotowania, poprzez realizację i uruchomienie, a także później w trakcie eksploatacji.

Solidne podstawy do rozwoju

Firma SDK wybrała oprogramowanie SAP z uwagi na czołową pozycję firmy SAP na rynku systemów ERP oraz dostępność jej zasobów i partnerów na Słowacji.

Niektórzy członkowie zespołu mieli doskonałe wcześniejsze doświadczenia z użytkowania oprogramowania SAP, starali się więc znaleźć rozwiązanie tej właśnie firmy ― powiedziała Ingrid Fekete. Chcieliśmy, aby naszym partnerem wdrożeniowym została firma INFORMA, gdyż świadczyła nam ona wysokiej jakości usługi i zapewniała nam pomoc techniczną już od kilku lat.

Pakiet SAP Best Practices Baseline Package łączy korzyści oferowane przez oprogramowanie SAP, dostosowane do potrzeb małych firm, ze sprawdzoną metodyką i usługami wsparcia oferowanymi przez dział konsultingu firmy SAP, aby zapewnić szybkie wdrożenie. Produkt ten jest oparty na funkcjonalnościach aplikacji SAP™ ERP i oferuje prekonfigurowane scenariusze kluczowych procesów wraz z pełną dokumentacją, materiałami szkoleniowymi i wsparciem technicznym. Dodatkowe funkcje z oprogramowania SAP ERP można do niego dołączyć w późniejszym terminie, aby zaspokoić rosnące potrzeby rozwijającej się firmy.

Pakiet SAP Best Practices Baseline Package udostępnia nam solidną platformę technologiczną oraz kompletny zestaw rozwiązań, który możemy rozbudowywać o dodatkowe funkcjonalności w miarę rozwoju firmy ― powiedziała Ingrid Szabóová, dyrektor generalny firmy SDK.

Praca zespołowa umożliwiła wdrożenie w ciągu czterech miesięcy

Dział konsultingu firmy SAP przeszkolił firmę INFORMA w zakresie stosowania szablonów, narzędzi i akceleratorów wchodzących w skład metodyki SAP ASAP Focus, aby uprościć przygotowanie, opracowywanie i realizację projektu. Kierownik projektu powołany w ramach usługi zarządzania projektem SAP przebywał w trakcie wdrażania na miejscu u klienta, aby zapewnić udaną migrację danych, opracować plan zarządzania jakością, zapewnić testowanie na każdym etapie, opracować plan przejścia na nowe rozwiązanie i zapewnić jego płynne uruchomienie. Szkolenie użytkowników przeprowadziła firma INFORMA, a podręczniki dostarczył w ramach pakietu dział konsultingu firmy SAP, pomagając zespołowi firmy SDK w szybkim opanowaniu zasad obsługi nowych systemów.

Dzięki współpracy działu konsultingu firmy SAP z firmą INFORMA udało nam się zakończyć projekt i uruchomić nowe oprogramowanie w zaledwie cztery miesiące ― powiedziała Szabóová. Firma INFORMA zapewniła nam wsparcie powdrożeniowe, pomagając w usuwaniu drobnych błędów i rozwiązywaniu pomniejszych problemów, które się niekiedy pojawiały. Nadal korzystamy z usług tej firmy zapewniającej nam pomoc techniczną, a jej specjaliści szybko reagują na nasze zgłoszenia.

Zwrot z inwestycji w ciągu 12 miesięcy

Nowe oprogramowanie pozwoliło firmie SDK uprościć zarządzanie finansami i skrócić czas zamykania miesiąca. Automatyzacja umożliwiła szybsze tworzenie faktur i przyjmowanie płatności od klientów, poprawiając tym samym przepływ środków pieniężnych. Arkusze obliczeniowe tworzone w programie Microsoft Excel, wykorzystywane poprzednio do analizy i raportowania, zostały zastąpione przez zaawansowane funkcje do tworzenia raportów z oprogramowania SAP, które zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w sprzedaż, płatności wychodzące i rentowność. SDK może teraz śledzić w czasie rzeczywistym swoje postępy w kategoriach kluczowych wskaźników wydajności. Dzięki elastyczności oprogramowania SAP firma SDK może definiować różne warunki handlowe dla różnych usług i klientów, zgodnie ze swoją coraz bardziej zróżnicowaną ofertą biznesową.

Oprogramowanie pozwoliło również firmie SDK usprawnić zarządzanie zasobami. Przed wdrożeniem dane musiały być przenoszone do arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel, aby można było je przeliczyć. Z uwagi na ograniczone funkcje firma miała kłopoty z zarządzaniem amortyzacją i innymi podstawowymi procesami.

Pakiet SAP Best Practices Baseline Package pozwala nam realizować wszystkie kluczowe procesy szybciej i za pomocą mniejszych zasobów, zapewniając jednocześnie zgodność ze słowackim prawem dotyczącym funkcjonowania firm ― powiedziała Fekete. Zaobserwowaliśmy znaczną poprawę sytuacji we wszystkich obszarach funkcjonalnych już po sześciu miesiącach. Spodziewamy się uzyskać pełny zwrot z inwestycji w ciągu pierwszego roku.

Firma SDK wdraża teraz pakiet SAP Best Practices Baseline Package w swoich dwóch podmiotach zależnych, aby ułatwić ich rozwój dzięki udostępnieniu zintegrowanej platformy i zaawansowanych aplikacji.

Pakiet SAP Best Practices Baseline Package pomaga nam efektywnie i ekonomicznie zarządzać działalnością biznesową, aby zachować rentowność i konkurencyjność ― powiedziała Szabóová.

Źródło: www.sap.pl