Pieniądze pod kontrolą systemu ERP

Jak poprawić funkcjonowanie firmy i usprawnić przepływ dokumentów? Warto w tym celu wdrożyć zintegrowane oprogramowanie klas ERP, podobnie jak zrobiła spółka Everest Finanse. Wprowadziła system informatyczny, który zapewnił jej m.in. oszczędność czasu pracy i dodatkową kontrolę nad pieniędzmi swoich klientów.

Do czasu wdrożenia nowoczesnego oprogramowania informatycznego, spółka Everest Finanse, udzielająca pożyczek gotówkowych osobom fizycznym korzystała z trzech niezależnych od siebie programów: kadrowego i finansowego oraz systemu działu operacyjnego. W rezultacie wszystkie operacje finansowe, m.in. rejestrowanie spłat rat gotówkowych, czy wysokość zadłużenia poszczególnych klientów odbywało się niezależnie od systemu finansowego. Ponieważ dotychczasowe programy komputerowe miały ograniczoną funkcjonalność, dlatego zarząd spółki zdecydował o wdrożeniu zintegrowanego oprogramowania klasy ERP. Wybrano system operacyjny wrocławskiej firmy SENTE Systemy Informatyczne napisany w technologii Microsoft ASP.NET oraz aplikacje finansowo - księgową oraz kadrowo – płacową. Szczegółowe założenia nowego systemu informatycznego eksperci z tej firmy opracowali po analizie przedwdrożeniowej, którą przeprowadzili latem 2007 roku.

Jedna baza, wiele możliwości

Klient oczekiwał, że nowe oprogramowanie będzie zbudowane na jednej bazie danych i dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Dotychczas nasz system funkcjonował na rozdzielnych źródłach danych. Dziś pracujemy sieciowo na zintegrowanej bazie, przy zachowaniu wielooddziałowej struktury firmy - mówi Andrzej Dworczak, dyrektor finansowy i główny księgowy w firmie Everest Finanse.

Podobne wymagania dotyczyły interfejsu programu.

Firmie zależało, aby przejście na nową aplikację nie utrudniało pracy użytkownikom. Dlatego zadbaliśmy o to, by poszczególne okna i zakładki znajdowały się w tym samym miejscu, co w poprzednich programach – mówi Marek Wesołek, kierownik projektu wdrożeniowego w firmie SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

Równocześnie twórca oprogramowania wprowadził wiele niezauważalnych na pierwszy rzut oka zmian w tzw. silniku aplikacji, które wpływają na komfort pracy. Najważniejsze z nich to m.in. dodatkowe algorytmy sprawdzające, które wyeliminowały potencjalne błędy użytkowników systemu.

Sprostać wymaganiom

Inżynierów, którzy od września do listopada 2007 roku tworzyli oprogramowanie czekało spore wyzwanie. Musieli stworzyć system operacyjny od podstaw, przy czym problemem był brak dostępu do źródeł poprzedniego oprogramowania

Przypominało to podglądanie czyjejś pracy przez szybę i nie było łatwe, ale poradziliśmy sobie z tym. Nie bez przyczyny nasze motto brzmi: Rzeczy niemożliwe załatwiamy od ręki, na cuda trzeba poczekać – mówi Marek Wesołek.

W trakcie kilkunastu spotkań z klientem konsultanci SENTE wspólnie określali szczegóły budowy nowego oprogramowania. Dzięki testom na rzeczywistych danych dotychczasowych aplikacji i bazy klientów mogli oni zdiagnozować i wyeliminować błędy w platformie. Zanim całkowicie wprowadzili oprogramowanie użytkownicy pracowali równolegle na dotychczasowym i nowym systemie, dzięki czemu mogli na bieżąco weryfikować jego funkcjonalność. Gotowy system operacyjny, został uruchomiony w styczniu 2008 roku.

Sto dni w trzy godziny

Z uwagi na specyfikę działalności Everest Finanse, która udziela pożyczek za pośrednictwem ośmiu oddziałów i kilkuset agentów pracujących w terenie, SENTE opracowało dla niej rozwiązania informatyczne, które ułatwiają prace w wielu obszarach jej funkcjonowania.

Nowe oprogramowanie wspiera proces sprzedaży i obsługi udzielanych przez spółkę pożyczek gotówkowych. Pomaga nam również w cotygodniowym rozliczaniu pracy przedstawicieli i kierowników. Jest także dobrym narzędziem kontroli środków, jakie powierzamy pracownikom działu sprzedaży – tłumaczy Andrzej Dworczak.

Ale to nie wszystko. Wybrane procesy, które dawniej zajmowały firmie kilka dni obecnie trwają zaledwie kilka minut. Przykładem może być raportowanie osiąganych przez firmę wyników. Tym samym spółka zmniejszyła koszty pracy. Zintegrowany system pomaga firmie także weryfikować prawdziwość umów zawieranych z klientami.

O skuteczności systemu ERP świadczy jeszcze jeden przykład.

Jedną z wielu czasochłonnych czynności w naszej firmie jest księgowanie dokumentów. Gdybyśmy ręcznie księgowali w systemie trzysta tysięcy operacji, jakie odnotowujemy w każdym miesiącu, nasi pracownicy musieliby poświęcić temu ponad sto dni roboczych. Zintegrowany system taką ilość danych przetwarza jedynie w trzy godziny – dodaje Dworczak.

ERP prawdę ci powie

Firma zyskała również możliwość rejestrowania i śledzenia pracy działu windykacji, w ramach którego jego pracownicy przygotowują odpowiednią dokumentację na temat zadłużonych klientów. Z kolei moduł infolinii, ułatwia bezpośrednią obsługę klientów, umożliwiając sprawdzenie historii udzielanych im pożyczek.

Dodatkowym efektem implementacji zintegrowanego oprogramowania w Everest Finanse jest fakt, że wraz z rozwojem spółki stale rozbudowuje ona własny system informatyczny.

Źródło: www.sente.pl