MSSF w mySAP ERP

Kto wie, jaką rewolucję wywołało w Europie przed 2 tysiącami lat wydłużenie roku z 8 do 12 miesięcy, ten bez trudu wyobrazi sobie skalę zmian, gdy polskie spółki giełdowe przyjęły Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. Nowe zasady rachunkowości wymusiły zmiany w całej organizacji pracy, poddając systemy informatyczne surowej próbie.

Najnowsza historia KGHM Polska Miedź S.A. dowodzi, że rewolucja wcale jednak nie musi być bolesna. Spółka zbudowała na bazie systemu SAP rozwiązanie zgodne z MSSF. Dzięki elastycznym właściwościom systemu i kompetentnemu zespołowi, projekt przyniósł wyśmienite efekty.

Jesteśmy jedną z największych spółek giełdowych, a przez sam fakt bycia podmiotem publicznym, prawo unijne, obliguje nas do publikacji skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej – mówi Ludmiła Mordylak – Dyrektor Generalny CUK - Główny Księgowy KGHM Polska Miedź S.A.

Ekspresowa Koordynacja

W połowie 2006 roku, w celu usprawnienia procesu sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych, KGHM Polska Miedź S.A. zdecydowała się na wdrożenie od 1 stycznia 2007 r. MSSF na poziomie ewidencji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych i sporządzania sprawozdań w systemie mySAP. Nie dość że czasu na wdrożenie MSSF było bardzo mało - efektywnej pracy zaledwie cztery miesiące (wrzesień – grudzień 2006), to wysiłek należało zaangażować także w równoległy upgrade systemu ERP mySAP z wersji 4.6C do wersji ERP 2005. Rozbudowane funkcjonalności systemu SAP miały bowiem pozwolić na wypracowanie i wdrożenie rozwiązań zgodnych z MSSF w obszarze sprawozdawczości i konsolidacji. Taka metodologia, opracowana specjalnie na potrzeby KGHM, była najefektywniejsza, ale wymagała też doskonałej koordynacji działań przy rozwijaniu systemu SAP i dostosowywaniu sprawozdań finansowych do międzynarodowych standardów rachunkowości.

Rozpoczęcie pracy w pierwszym obszarze warunkowała bowiem terminowość drugiego projektu. O jakimkolwiek opóźnieniu nie mogło więc być mowy, choć skala i różnorodność operacji, jakie system SAP wspomaga w naszej firmie, jest rzeczywiście ogromna – wyjaśnia Tadeusz Małoń – dyrektor ds. Technologii Przetwarzania Informacji w Oddziale Centralny Ośrodek Przetwarzania Informacji w KGHM Polska Miedź S.A.

KGHM z 18 tysiącami pracowników to wszakże jedno z największych przedsiębiorstw w Polsce, które grupuje aż 11 podmiotów (Oddziały i Biuro Zarządu), w tym zakłady górnicze, jednostki wzbogacania rud czy huty miedzi. W każdym podmiocie skala eksploatacji systemu SAP jest olbrzymia. Moduły wspomagają m.in. rachunkowość, majątek trwały, kontroling, zarządzanie inwestycjami, gospodarkę materiałową i magazynową, sprzedaż i dystrybucję, gospodarkę remontową, operacyjne raportowanie produkcji, kadry i płace, elektroniczny obieg dokumentów księgowych i inne obszary funkcjonalne. Ponadto system mySAP współpracuje, w trybie on-line, z systemem ERP AXAPTA w spółce Mercus na potrzeby realizacji części zaopatrzenia.

Ryzyko wystąpienie poślizgów we wdrażaniu MSSF było zatem spore – dodaje Ludmiła Mordylak. Dlatego kluczowe było nie tylko dokładne przygotowanie i porównanie najlepszych wariantów realizacji projektu, ale też zbudowanie szerokiego zespołu wdrożeniowego z udziałem m.in. konsultantów SAP oraz tych służb KGHM, które były szczególnie zainteresowane nowym rozwiązaniem zgodnym z MSSF.

Wejście do Unii Europejskiej wymusiło na spółkach giełdowych sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych według międzynarodowych standardów rachunkowości. - Od 2005 r. proces realizowany był w dwóch etapach. Zgodnie z polskimi standardami rachunkowości opracowywaliśmy sprawozdania jednostkowe, które do konsolidacji Grupy Kapitałowej uzupełniane były o korekty wynikające z różnic pomiędzy MSSF, a polskim prawem bilansowym – mówi Marek Bestrzyński – Koordynator ds. wdrożenia MSSF w systemie SAP w KGHM.

Ale taki sposób przygotowywania sprawozdań obciążony był kilkoma niedogodnościami – dodaje Ludmiła Mordylak. Stosowanie dwóch odmiennych polityk rachunkowości przy sprawozdaniach jednostkowych i skonsolidowanych wymagało stosowania dodatkowych narzędzi ewidencyjnych. Było to czasochłonne i wciąż obarczone ryzykiem popełniania błędu.

Najpierw podstawa

W realizację projektu, oprócz służb księgowych i sprawozdawczych oraz ekspertów z obszaru kontrolingu, planowania i budżetowania, zostały zaangażowane także komórki inżynierskie (techniczne), inwestycyjne, remontowe oraz służby informatyczne KGHM. Zespół został następnie podzielony na osiem mniejszych grup, wyspecjalizowanych w konkretnych obszarach. Zadaniem każdej z nich było opracowanie katalogu różnic między polskimi standardami rachunkowości a MSSF oraz metodologii wdrożenia MSSF.

Bo choć polska ustawa o rachunkowości jest zgodna z unijnymi standardami, to istnieje wiele różnic - najwięcej w obszarze majątku trwałego i operacji finansowych. Ale bynajmniej dostosowanie się do nowych standardów nie ogranicza się wyłącznie do zmodyfikowania sposobu księgowania liczb. Nowe zasady rachunkowości wpływają na całą organizację pracy, rzutują na jakość kontaktów z inwestorami, determinują wreszcie zmiany w samych systemach informatycznych w obszarze ewidencji, budżetowania i prognozowania.

Podobnie stało się w KGHM Polska Miedź S.A. Równolegle do prac nad katalogiem różnic między polskimi a międzynarodowymi standardami rachunkowości zespół wdrożeniowy rozpoczął analizę różnych wariantów implementacji MSSF w systemie informatycznym, wybierając ostatecznie upgrade mySAP do wersji ERP 2005 z nowym modułem SEM-BCS wspomagającym konsolidację sprawozdań finansowych w oparciu o mechanizmy hurtowni danych.

To było optymalne rozwiązanie. Przez wiele lat koncern z powodzeniem pracował na systemie SAP, który sukcesywnie wspomagał kolejne strategiczne obszary (np. zarządzanie zasobami ludzkimi przez mySAP HR), potwierdzając za każdym razem swoją elastyczność i otwartość. - Te naturalne właściwości systemu wykorzystaliśmy np. przy wdrożeniu zmian dostosowujących ewidencję zdarzeń gospodarczych w KGHM do znowelizowanej ustawy o rachunkowości na przełomie 2001 i 2002 r. Projekt przebiegł płynnie, a jego efekty okazały się zachętą do dalszych zmian, a w tym do implementacji rozwiązań zgodnych z MSSF– wyjaśnia Marek Bestrzyński.

Bo choć upgrade SAP, planowany już od 2005 r., determinowały inne potrzeby firmy, to istotne było też uzyskanie, w oparciu o hurtownię danych w wersji mySAP, całkowicie nowego rozwiązania w obszarach sprawozdawczości i konsolidacji zgodnego z MSSF.

Kluczowym kryterium przy podejmowaniu decyzji była też architektura rozwiązania mySAP. - Czekała nas bowiem masa pracy, a czasu było naprawdę mało. Tymczasem Platforma NetWeaver, na której oparto mySAP, umożliwia elastyczne i szybkie projektowanie oraz wdrażanie nowych strategii i procesów biznesowych – przyznaje Tadeusz Małoń.

Rozwój systemu SAP rozpoczął się w sierpniu w 2006 r. i trwał tylko cztery miesiące. W tym okresie zespoły SAP Consulting i Centralnego Ośrodka Przetwarzania Informacji KGHM zaktualizowały ustawienia w obszarze rachunkowości finansowej (obejmującej księgę główną, rozrachunki i majątek trwały), kontrolingu, zarządzania płynnością i instrumentami finansowymi, zarządzanie kadrami, gospodarkę magazynową, sprzedaż i dystrybucję, zarządzanie inwestycjami, gospodarkę remontową i planowanie produkcji.

Następnym krokiem było przystąpienie do nanoszenia zmian w obszarze SEM, czyli Strategicznego Zarządzania Przedsiębiorstwem oraz zbudowanie nowych mechanizmów przygotowywania sprawozdań. I tak, wdrożenie modułu SEM-BCS pozwoliło na zdefiniowanie i prezentowanie skonsolidowanych danych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej. Z kolei rozwiązanie umożliwiające przygotowywanie sprawozdań wymagało opracowania nowego pakietu sprawozdawczego składającego się z ponad 200 raportów sprawozdawczych. - Rozwiązanie oparliśmy na hurtowni danych dostępnych w nowej wersji mySAP. W ten sposób zbudowaliśmy jednorodne środowisko raportowe, gdzie gromadzone są informacje zarówno z systemu transakcyjnego, będącego częścią mySAP, jak i spoza niego. Z pierwszego źródła pochodzi jednak znacznie większa część danych, ok. 80 proc. – mówi Marek Bestrzyński.

Dzień próby

Mimo krótkiego czasu na wdrożenie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej w mySAP, KGHM Polska Miedź S.A. terminowo zrealizowała wszystkie postawione cele. Po upgrade mySAP został uruchomiony w pełnym wymiarze 23 października 2006 r., a start produktywny ewidencji zdarzeń gospodarczych w ujęciu zgodnym z MSSF miał miejsce na początku stycznia 2007 r.

Do tego czasu wyeliminowano pozabilansową ewidencję na potrzeby przekształceń sprawozdań przygotowywanych wg polskiego prawa (wcześniej tą drogą doprowadzano do zgodności z MSSF). Uzyskano też możliwość sprawnego tworzenia sprawozdań finansowych (ponad 200 sprawozdań i zestawień) oraz zautomatyzowano transfer danych sprawozdawczych do modułu konsolidacyjnego SEM BCS w ramach hurtowni danych. I wreszcie, powstało jednorodne środowisko raportowe oparte na hurtowni danych, które zawiera informacje zarówno z systemu transakcyjnego, jak i spoza tego systemu.

Dzięki upgrade systemu oraz implementacji w nim MSSF, KGHM Polska Miedź S.A. dysponuje narzędziami, które pozwalają na utrzymanie odpowiedniej jakości ewidencji zdarzeń gospodarczych, gwarantującej wysoki poziom sprawozdań finansowych i pozwalającej na kontynuację dotychczasowych osiągnięć KGHM w zakresie sprawozdawczości. Do tych osiągnięć zaliczyć należy uzyskiwanie opinii bez zastrzeżeń wydawanych przez Biegłych Rewidentów oraz wysokich notowań w rankingach sprawozdań finansowych m.in. w konkursie warszawskiego Instytutu Rachunkowości i Podatków, gdzie sprawozdania za lata poprzednie były nagradzane. – Te wyróżnienia są dla nas bardzo cenne – mówi Marek Fusiński – Wiceprezes Zarządu ds. Finansów KGHM Polska Miedź S.A.

Od dawna wiadomo, że w zarządzaniu najważniejsza jest informacja i fakt jej posiadania. Dopiero wtedy potrafimy skutecznie minimalizować ryzyka biznesowe i prognozować realne zyski. Dla naszych inwestorów ma to strategiczne znaczenie – dodaje Marek Fusiński

Źródło: www.sap.pl