System ERP dla SITS

Ze względu na dynamiczny rozwój rynku meblarskiego i doskonałą koniunkturę w dziedzinie budownictwa, w meblarskiej firmie SITS z Brodnicy zdecydowano się na wdrożenie systemu klasy ERP wspomagającego zarządzanie. Głównym zadaniem wybranego rozwiązania IFS Applications stało się wsparcie zarządzania procesem produkcji i dystrybucji mebli.

 

SITS Sp. z o.o. powstała z połączenia dwóch firm meblarskich CIMIR oraz SITS. Dziś firma zatrudnia około 700 pracowników – mieszkańców Brodnicy i okolicznych miejscowości, produkując meble na zamówienie IKEA oraz na zamówienia indywidualne.

„Od samego początku podstawą naszej działalności była współpraca z firmą IKEA” – mówi Tomasz Czerwiński, Prezes Zarządu SITS. „Dzięki jej zamówieniom zyskaliśmy stabilność na rynku i mogliśmy rozwinąć skrzydła. Kilka lat temu postanowiliśmy jednak zróżnicować produkcję, wprowadzając do naszej oferty, obok skandynawskich mebli IKEA, rodzinę nowoczesnych i funkcjonalnych mebli tapicerowanych z wyższej półki, których nazwa SITS odpowiada dzisiejszej nazwie naszej firmy”.

Podstawowym celem strategii firmy SITS ujętej w pięcioletniej perspektywie jest systematyczny, 20% wzrost produkcji przy utrzymaniu dotychczasowej 50% proporcji między sprzedażą mebli IKEA a SITS. Tygodniowo realizowane są zamówienia na prawie 4000 artykułów dla odbiorców na wszystkich kontynentach. Zamówienie dotyczy często pojedynczego mebla wykonywanego na zlecenie jednej osoby. Aby zapanować nad tak dużą liczbą i różnorodnością zleceń, konieczne stało się zainwestowanie w nowoczesny system informatyczny. Wybór padł na IFS Applications, rozwiązanie, które potrafiło sprostać wyzwaniom specyfiki produkcji SITS.

Czas na nowe

Spółka SITS już pięć lat przed wdrożeniem systemu ERP IFS Applications posiadała system wspomagający funkcjonowanie działów odpowiedzialnych za finanse, dystrybucję, sprzedaż i gospodarkę magazynową. Rozwiązanie to nie było jednak w stanie sprostać wymaganiom szybko rozwijającej się firmy.

„W życiu systemu informatycznego pięć lat to cała epoka – mówi Anna Faour, dyrektor ds. zakupów i logistyki, kierująca wdrożeniem ze strony SITS. „Do końca 2006 roku nasz stary system spełniał swoje zadania, ale rozwój fabryki nabierał tempa…”

W związku z gwałtownym wzrostem popytu na oferowane produkty, pojawiła się konieczność znalezienia rozwiązania, obsługującego więcej obszarów działalności przedsiębiorstwa. Chodziło o bardziej nowoczesny i zaawansowany technologicznie system, posiadający interfejs graficzny. Wynikało to nie tylko z potrzeby ujednolicenia rozwiązań informatycznych, umożliwiających wspólne działanie dwóch firm połączonych w jedną spółkę, ale też z rosnącej liczby zamówień, w tym na pojedyncze sztuki.

„Przetarg na nowy system ogłosiliśmy w 2006 roku” – wspomina Anna Faour. „W procesie wyboru dostawcy szczególny nacisk położyliśmy na możliwości dostosowania proponowanego rozwiązania do potrzeb naszej firmy. Było to związane z konfiguracją naszych produktów i przełożenia ich w prosty sposób na zlecenia produktowe. W finalnej części konkursu sporządziliśmy listę czterech firm, których oferta pozwalała nam m.in. na rozliczanie produkcji z dokładnością co do jednego wyrobu”.

Ostatecznie SITS zdecydował, że dostawcą nowego systemu zostanie firma IFS.

„O wyborze firmy IFS przesądziły kompetencje konsultantów, którzy zaprezentowali możliwości systemu krojone na miarę naszych potrzeb” – uzasadnia Anna Faour. „Pewne znaczenie miał też fakt, że IFS, podobnie jak nasza firma, pochodzi ze Szwecji – te wspólne korzenie od początku nastroiły nas przyjaźnie do przyszłych kooperantów

Wdrożenie krok po kroku

Proces wdrożenia rozpoczął się zaraz po sfinalizowaniu umowy w czerwcu 2006 roku. W pierwszej kolejności zdecydowano się wdrożyć moduły, usprawniające produkcję, dystrybucję i finanse.

„Fakt, że zostałam kierownikiem wdrożenia był dla mnie prawdziwym wyzwaniem. Tym bardziej, że początki współpracy wiązały się z wysiłkiem obu stron”– przyznaje Anna Faour.„Rozwiązanie musiało być zaprojektowane w ciągu trzech miesięcy, byliśmy więc wszyscy pod ogromną presją czasu. Moim podstawowym zadaniem stało się koordynowanie prac uczestników wdrożenia – ekspertów z poszczególnych obszarów oraz nadzorowanie projektu przede wszystkim z punktu widzenia organizacyjnego i biznesowego. Od strony informatycznej wdrożenie prowadził Sławomir Pawłowski, który w tej roli sprawdził się doskonale”.

Pierwszy etap polegał na przygotowaniu koncepcji wdrożenia.

„Zaczęliśmy od opracowania wspólnie z konsultantami IFS opisów procesów, procedur i danych, którymi posługujemy się na co dzień i na tej podstawie zaczęliśmy zakładać bazę danych” – uściśla Anna Faour.

Po przeprowadzeniu zasadniczych szkoleń z obsługi systemu dla wyznaczonych zespołów wdrożeniowych przez konsultantów IFS, wiedzę o systemie dla użytkowników końcowych zaczęli przekazywać już sami szefowie podprojektów, odpowiedzialni za wdrożenie w odpowiednich obszarach funkcjonowania firmy SITS.

„Początkowy wkład pracy z naszej strony był niezbędny, ponieważ to my przecież najlepiej wiedzieliśmy, co z biznesowego punktu widzenia jest dla nas najważniejsze” – przyznaje Tomasz Czerwiński, Prezes firmy SITS. „Na szczęście profesjonalizm i zaangażowanie konsultantów IFS pozwoliło na sprawne przejście przez pierwszy, najtrudniejszy etap wdrożenia”.

Celem kolejnej fazy informatyzacji firmy SITS stało się szybkie uruchomienie kluczowych modułów systemu – IFS Produkcji, IFS Dystrybucji oraz IFS Finansów. W grudniu 2007 r. rozpoczęto wdrożenie zaawansowanego rozwiązania IFS Dystrybucja, obejmującego Harmonogramowanie Zakupów i Sprzedaży oraz Planowanie Popytu.

„W naszym przypadku liczba transakcji była tak ogromna, że postanowiliśmy ruszyć już w trakcie uzupełniania baz danych. W związku ze specyfiką naszej produkcji każdy element składający się na mebel konfigurowalny z linii SITS musiał zostać dokładnie opisany, co oczywiście wymagało od nas intensywnej pracy”– mówi kierownik wdrożenia Anna Faour. „Na szczęście poradziliśmy sobie, a dziś jesteśmy naprawdę zadowoleni, ponieważ system IFS Applications spełnia nasze oczekiwania”.

Dzięki sprawnemu uruchomieniu systemu, od marca 2007 roku z IFS Applications korzysta w SITS już 93 użytkowników. Zgromadzono komplet wszystkich potrzebnych danych, na podstawie których sporządzane są wiarygodne raporty. Dane te umożliwiają prognozowanie popytu i wielkości produkcji.

W następnym etapie firma zamierza wdrożyć kolejne moduły poprawiające jakość pracy. Przede wszystkim chodzi o uruchomienie modułu Zaawansowana Dystrybucja oraz IFS CRM - rozwiązania, które ma usprawnić obsługę klientów.

Jesteśmy też zainteresowani wdrożeniem aplikacji realizującej zrównoważoną kartę wyników – zdradza plany spółki Anna Faour. Rozwiązanie to pozwoliłoby nam znacznie dokładniej oceniać i przewidywać pozycję firmy.

Wymierne korzyści

Anna Faour, kierująca wdrożeniem ze strony SITS, docenia przede wszystkim kompetencje specjalistów IFS wdrażających system. Duże wrażenie zrobiła też ich umiejętność szybkiego reagowania podczas realizacji projektu. Wzajemne wsparcie partnerów wdrożenia stanowiło w tym przypadku klucz do sukcesu.

Współpraca z firmą IFS przynosi nam wymierne korzyści - podsumowuje Anna Faour. Wiele uczymy się nie tylko o nowej technologii, ale też o metodyce pracy, odpowiadającej standardom jakości ISO. Grażyna Kościńska, prowadząca u nas wdrożenie ze strony IFS to świetna instruktorka tych zagadnień.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu, już teraz możliwa stała się dogłębna analiza sytuacji na rynku meblarskim. Można też łatwo i szybko uzyskać niezbędne informacje na temat poszczególnych zleceń, co w przypadku dużej liczby indywidualnych zamówień stanowi nieocenioną pomoc.

Podczas wdrożenia IFS Applications wszystko projektowano z myślą o nas” – przypomina Anna Faour. „Pomimo, iż na początku wdrożenia użytkownikom nie było łatwo przestawić się na nową technologię i korzystać z pełnej funkcjonalności, pracownicy SITS sprostali wyzwaniu przy wydatnej pomocy konsultantów IFS”.

Prezes SITS, Tomasz Czerwiński już nie wyobraża sobie działalności spółki bez sprawnie funkcjonującego systemu informatycznego: „Bez IFS Applications nie bylibyśmy w stanie realizować kilku tysięcy zamówień tygodniowo” – przyznaje. „System pozwala nam z powodzeniem kontrolować to gigantyczne przedsięwzięcie”.

Proces wdrożenia poszczególnych komponentów systemu trwa nadal. SITS coraz lepiej poznaje tajniki funkcjonowania systemu IFS Applications, zapewniającego wsparcie w zarządzaniu spółką. Konsultanci IFS na bieżąco doskonalą dostarczone rozwiązanie, umożliwiające efektywną współpracę pomiędzy poszczególnymi działami firmy.

„Jestem przekonana, że IFS Applications to rozwiązanie z przyszłością, które z pewnością ułatwi nam prowadzenie nowoczesnego przedsiębiorstwa w skali globalnej” – zapewnia Anna Faour.

„System IFS Applications już nie tylko zmienił organizację pracy w naszej firmie – dodaje Prezes Tomasz Czerwiński – ale też zintegrował wszystkie działy, ułatwiając w ten sposób kontrolę działalności przedsiębiorstwa”.

O firmie SITS

SITS Sp. z o.o. to firma szwedzko-polska, mająca od początku swojego istnienia siedzibę w Brodnicy. Jej główny udziałowiec, szwedzki biznesmen Erik Nasstrom, w 1993 roku zakupił tam zakład meblarski i zatrudnił polskich fachowców. Zakład produkuje meble tapicerowane: sofy, fotele, szezlongi, narożniki, krzesła, łóżka i materace. Różnorodne wzornictwo i kolorystyka, wykorzystywanie wielu gatunków tkanin oraz wysokiej jakości skór naturalnych pozwala na dotarcie z ofertą do szerokiego grona odbiorców za granicą i w kraju.

Meble marki SITS sprzedawane są w całej Europie, głównie na rynkach skandynawskich, gdzie cieszą się wyjątkowym powodzeniem. Spółka jest również znaczącym dostawcą mebli dla koncernu IKEA.

SITS wykorzystuje w produkcji przede wszystkim polskie surowce. Gdy nie jest to możliwe, sięga po materiały importowane, jak na przykład skóry naturalne.

Misją spółki SITS jest dążenie do satysfakcji poszczególnych parterów biznesowych - klientów z zakupionego i użytkowanego mebla, sprzedawców z jakości serwisu i organizacji dostaw, pracowników z dobrej atmosfery, panującej w firmie.

Źródło: www.ifs.com.pl