Mniej papieru – mniejsze koszty

Elektronizacja zarządzania czasem pracy w dużej organizacji przekłada się nie tylko na lepsze planowanie i redukcję kosztów oraz krótszy czas przygotowywania i przetwarzania danych po stronie osób zarządzających czasem pracy pracowników i służb kadrowych, ale także na realne korzyści dla samych pracowników. Z tego powodu Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM, korzystając z pomocy eksperta w tej dziedzinie - GAVDI Polska.

Po połączeniu Banku BPH i GE Money Banku w organizacji pracuje ok. 8000 osób, zatrudnionych w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski. Przygotowanie i przetworzenie w procesie naliczania wynagrodzeń tysięcy papierowych dokumentów dotyczących czasu pracy każdego z pracowników, było ogromnym wyzwaniem, zwłaszcza dla służb kadrowych. Sytuacje komplikował fakt, że dokumenty te wymagały podpisów wielu osób, wypełniane były na różne sposoby, także ręcznie, jak również często dochodziły z opóźnieniem do Departamentu Kadr. Łatwo wyobrazić sobie możliwe kłopoty z autoryzacją, odczytaniem, sprawdzaniem kompletności takich dokumentów oraz koszty generowane nie tylko przez drukowanie, ale przede wszystkim wysyłkę i ręczną aktualizację systemu kadrowo-płacowego przez służby kadrowe. Tym bardziej, że dokumenty spływały z tak wielu lokalizacji banku i niekiedy wymagały pilnych korekt.

Problem został zidentyfikowany przez Bank BPH jeszcze przed połączeniem z GE Money Bankiem. Instytucja, zatrudniająca wówczas ponad 4000 pracowników, postanowiła maksymalnie zautomatyzować procesy w Departamencie Kadr i zminimalizować liczbę dokumentów papierowych. Elektronizacja procesów miała przynieść nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszyć rozliczenia i moment wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszyć ryzyko błędów.

Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM – uruchomienie funkcjonalności Oceny Czasu Pracy oraz obsługę zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych. Główni aktorzy w tych procesach to menedżerowie i pracownicy, wykorzystujący funkcje samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Dzięki temu zmieniły się sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy w całym Banku, a zwłaszcza w Departamencie Kadr - zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, można skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko specyficznych przypadków. Ze względu na specyfikę zagadnienia (potrzeba zmian w odpowiednich wewnętrznych aktach prawa pracy), wiele decyzji projektowych należało konsultować ze Związkami Zawodowymi.

Do realizacji przedsięwzięcia Bank BPH wybrał partnera, który specjalizuje się we wdrażaniu systemu SAP HCM i posiada wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie – firmę GAVDI Polska.

Elektronizacja procesów planowania i rozliczania czasu pracy miała i ma dla nas ogromne znaczenie – mówi Piotr Sacha, Dyrektor Departamentu Kadr w Banku BPH, inicjator i szef projektu elektronizacji czasu pracy. Zdawaliśmy sobie sprawę, że wdrożenie systemu wymaga szczególnego wsparcia, dlatego bardzo uważnie wybieraliśmy partnera. GAVDI Polska dokładnie spełnia nasze wymagania – zapewnia udział w projekcie ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, chętnie podejmuje się realizacji nowatorskich zadań.

Elektroniczne zarządzanie czasem pracy przyniosło korzyści na wielu poziomach. Menedżerowie mogą teraz lepiej zarządzać czasem pracy swoich zespołów i sprawnie go rozliczać. Jest to tym łatwiejsze, że ich planowanie podlega różnego rodzaju walidacjom, np. system sprawdza zgodność wprowadzonych planów pracy z przepisami kodeksu pracy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości. Pracownicy z kolei mają stały dostęp do swoich danych – na bieżąco mogą przeglądać dane wprowadzane przez menedżerów oraz swoją kartę czasu pracy online i w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń – od razu je zgłaszać. Dodatkowo zelektronizowano w pełni i zintegrowano z procesem naliczania wynagrodzeń proces zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych w oparciu o ustalone indywidualne harmonogramy pracy każdego z pracowników. Cała komunikacja elektroniczna pomiędzy pracownikiem, menedżerem i Departamentem Kadr w zakresie zarządzania czasem pracy jest prowadzona na dedykowanej temu platformie, wspieranej przez pocztę elektroniczną.

Skala projektu była ogromna – mówi Piotr Sacha. – Każdy z naszych menedżerów odbył 2,5-godzinne szkolenie e-learningowe. System został początkowo uruchomiony na zasadzie pilotażu w grupie pracowników o najbardziej skomplikowanych systemach czasu pracy. Dopiero po przetestowaniu działania systemu na najtrudniejszej grupie, zajęliśmy się wdrażaniem go w całej organizacji.

Wdrożenie obsługi procesów czasu pracy w Banku BPH było dla nas bardzo ciekawym zadaniem – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska. - Warto podkreślić, że oprócz wykorzystania standardowych funkcjonalności SAP, obsługę niektórych procesów należało zaprojektować i utworzyć w systemie od zera. Odnosi się to na przykład do elektronicznego zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych z użyciem portalu oraz opcji samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Przygotowaliśmy odpowiednie serwisy, które oprócz ewidencji informacji umożliwiają komunikację pomiędzy menedżerem i pracownikiem oraz zapewniają szereg sprawdzeń gwarantujących poprawny merytorycznie przebieg procesu.

Rozstaliśmy się z tysiącami niepotrzebnych już papierowych dokumentów. – dodaje Piotr Sacha. – Prędko do nich nie wrócimy.

Źródło: www.gavdi.pl