Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który został wprowadzony w 2021 roku zgodnie z ustawą. Jego celem jest umożliwienie elektronicznego wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od lipca 2024 roku stanie się on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. System ten obejmie podmioty podlegające opodatkowaniu VAT, zwolnione z VAT oraz podmioty posiadające numer identyfikacji podatkowej (NIP). Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, takich jak ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących, przyspieszenie realizacji płatności oraz szybsze zwroty podatku VAT.

 

Przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnego oprogramowania do obsługi e-faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub zdecydować się na zakup bardziej zaawansowanego rozwiązania, które zostanie połączone z firmowym systemem księgowym. Wybór rozwiązania do obsługi faktur ustrukturyzowanych nie jest jednak istotą przygotowań do zmian będących konsekwencją nowych przepisów. Kluczowe jest tu dostosowanie procesów biznesowych firmy do nowych wymogów ustawowych. W artykule przedstawiamy cztery obszary, które pomogą firmie wdrożyć KSeF.

4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF

1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.

Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.

2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).

Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.

3. Zarządzanie uprawnieniami.

KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.

4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.

Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.



Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.



PentaSeF – sposób na KSeF

Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.

Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.



Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/