suncode logoJAS-FBG jest firmą transportowo-spedycyjno-logistyczną. Swoim Klientom oferuje kompleksową obsługę w obrębie transportu, spedycji drogowej, kolejowej, morskiej i lotniczej oraz usługi agencji celnych. W grupie kapitałowej JAS-FBG znajdują się firma Transbud-Katowice, Caspol-Trade Polska, JAS-FBG GMBH w Niemczech oraz JAS-FBG KFT Węgry.

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
W trosce o wysoką jakość swoich usług firma JAS-FBG dba o udoskonalanie procesów biznesowych. Kierując się ideą ciągłego doskonalenia wprowadziliśmy system Plus Workflow, którego celem było usprawnienie procesów archiwizacji dokumentów celnych, eksportowych, importowych i tranzytowych. Po procedurach związanych z odprawami towarów dokumenty są skanowane a następnie przypisywane do odpowiedniego elementu w strukturze systemu. Dzięki indeksom system Plus Workflow rozpoznaje rodzaj dokumentów celnych. Elektroniczne repozytorium ułatwia również wyszukiwanie dokumentów, co zmniejsza koszty operacyjne i pozwala zredukować liczbę procesów manualnych – mówi Adam Stojanowski, Dyrektor ds. informatyki.
Zamierzeniem firmy było również zautomatyzowanie i usprawnienie procesu dokumentacji wpływającej do przedsiębiorstwa drogą elektroniczną. W ramach projektu zaimplementowane zostały moduły Plus Directory Monitor oraz Plus Mail monitorujące skrzynki pocztowe. Program wykrywa dokumenty w skrzynce mailowej, automatycznie przenosi załącznik do systemu i dokonuje jego archiwizacji. Dzięki temu proces archiwizacji został usprawniony i zautomatyzowany, co spowodowało zredukowanie kosztów operacyjnych w firmie.

Kolejnym usprawnionym obszarem, był proces obiegu faktur zakupowych. Po zeskanowaniu dokumentu i wprowadzeniu faktury kosztowej do systemu, trafia ona do osoby odpowiedzialnej za merytoryczny opis i przekazanie jej do akceptacji. Faktury zakupu są przekazywane do systemu Energia. Tam są one automatycznie księgowane, co zmniejsza pracochłonność procesu. Aby faktura mogła zostać wprowadzona do systemu wymagany jest załącznik, co zapewnia bezpieczeństwo, kontrolę duplikatów oraz poprawność danych.

Zastosowane rozwiązania zostały zintegrowane z systemem intranetowym. To sprawia, że dokumenty zarchiwizowane w elektronicznym repozytorium systemu obiegu dokumentów są udostępniane użytkownikom za pośrednictwem wewnętrznych portali informacyjnych JAS-FBG.

Implementacja systemu Plus Workflow zoptymalizowała procesy biznesowe w firmie. Ważnym elementem wprowadzenia tego systemu była jego integracja z używanym systemem Egeria oraz intranetem.

Plus Workflow obsługuje miesięcznie przepływ ponad 25 tys. dokumentów celnych oraz 2 tys. faktur. Z systemu korzysta około 100 użytkowników 60 agencji celnych zlokalizowanych na terenie całego kraju.

Jak dodaje Adam Stojanowski:
Nasze udogodnienia objęły również opracowanie i wdrożenie usługi Custom Agency Window. Custom Agency Window to rozwiązanie integrujące komunikaty wysyłane z systemów informatycznych urzędów celnych z elektroniczną ewidencją czynności celnych oraz z elektronicznym archiwum dokumentów.
Za pośrednictwem extranetu – zamkniętej sieci komputerowej każdy użytkownik Custom Agency Window otrzymuje dostęp do listy usług wykonywanych dla danego klienta.

Na liście usług znajdują się informacje o wykonanej usłudze, w tym między innymi:
  • numer i data zgłoszenia,
  • procedura celna,
  • numer faktury handlowej,
  • numer samochodu i naczepy, 
  • oddział, który wykonał usługę.
Lista ta bazuje na zapisach znajdujących się w centralnej Ewidencji Czynności pracującej w systemie intranet – sieci komputerowej, do której dostęp mają wyłącznie wyselekcjonowani użytkownicy.

Zapisy tworzą się:
  • automatycznie – po otrzymaniu komunikatu z systemów celnych o zwolnieniu towaru do określonej procedury: − tranzyt – kom. IE29 − wywóz – kom. IE529 − przywóz – kom. PZC
  • ręcznie – w przypadku usług dodatkowych, nie związanych ze zgłoszeniem celnym.
Nasza firma wprowadziła tę usługę jako pierwsza w kraju. Na chwilę obecną pozostajemy wciąż jedyną firmą, która posiada to wdrożenie. Zgłoszenie posiada możliwość ustalenia szczegółów oraz pobranie załączonych dokumentów zgłoszenia elektronicznie zarchiwizowanych w systemie DMS. Zadbaliśmy również o to, by po zakończeniu procedury, w przypadku zgłoszeń wywozowych, istniała możliwość pobrania komunikatu XML potwierdzającego wywóz. Komunikat odsyłany jest automatycznie na adres e-mail wskazany przez zleceniodawcę. Użytkownik może też pobrać komunikat wykorzystując system Extranet - dodaje Adam Stojanowski.
Wdrożenie usługi przyniosło szereg korzyści, w tym m. in.:
  • ograniczyło koszty związane z archiwizacją, wydrukami oraz wysyłką,
  • usprawniło proces obsługi klientów agencji,
  • uprościło czynności pracowników agencji.
Projekt w całości został sfinansowany ze środków własnych spółki.
Na etapie planowania projektu zarysowała się ewentualna trudność związana z pobieraniem komunikatów z systemów informatycznych urzędów celnych. Byliśmy w stanie kontrolować prace nad stworzeniem elektronicznego archiwum dokumentów oraz proces integracji z wykonaną przez nas elektroniczną Centralą Ewidencji Czynności. W tej sytuacji zespół wdrożeniowy był jednak uzależniony od rozwiązań stosowanych przez urzędy.
Realizując projekt położono nacisk na zapewnienie bezpieczeństwa przesyłania i archiwizacji danych. W związku z tym, iż informacje o klientach zostały udostępnione na zewnątrz firmy wdrożenie udostępniało informacje o klientach oraz dokonywało automatycznego powiązania dokumentacji w formie elektronicznej z komunikatami, koniecznością stało się opracowanie systemu, który uniemożliwiłby powstanie błędów. Ujawnienie informacji handlowych klientów agencji celnych groziłoby wysokimi karami umownymi.

usprawnienie i poprawę jakości pracy oraz podniesienie prestiżu naszej firmy.

Źródło: www.suncode.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Sage | Enterprise Management – korzyści biznesowe i oszczędności w firmach produkcyjnych

Wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem ma pozytywny wpływ na całą organizację. Jak obliczyła firma badawcza…

Najważniejsze trendy w ECM na 2019

W 2020 roku na świecie będzie 45 zetabajtów danych, jak podają eksperci Cloud Technologies, dlatego wydatki firm na ich przetwarzanie drastycznie…

OSM w Piątnicy – kompleksowe wdrożenie ERP w branży spożywczej

Sektor spożywczy oczekuje od systemów ERP przede wszystkim zaspokojenia potrzeb w zakresie rozliczania i optymalizacji produkcji, a także…

Rozwiązanie IFS Customer Engagement wybrane przez Baxi Heating

Baxi Heating Ltd decyduje się na wielokanałowe centrum obsługi klienta firmy IFS, które stanowi opartą na chmurze platformę dla telefonii i…

Włoska firma obuwnicza Finest Shoes wybrała system ERP Infor M3 Fashion

Finest Shoes, włoski producent obuwia i właściciel marki Atlantic Stars wybrał aplikację ERP Infor M3 Fashion w wersji Infor Accelerator for…

Długotrwała współpraca liderów – Kelvion stawia na system TETA ERP

Firma Kelvion Machine Cooling Sp. z o. o., oferująca jeden z największych portfeli produktowych w dziedzinie wymienników ciepła w Polsce, od 20…

Previous Next Play Pause

enova365 490x120 2

Katalog Rozwiązań IT

Back to top